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[팁-Gmail] 이메일 주소 이용 태깅 및 자동 분류, 검색 하는 방법 소개

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 5. 오후 6:32

Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다.


모든 기록 관리를 위해서 Gmail을 활용하는 방법입니다.


본인이 자신의 이메일 주소로 모든 내용을 보내는 것입니다.예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송). 이때, 이메일 주소에 태깅하는 방법 및 지메일의 라벨 및 필터를 이용하여 자동 분류하고 검색 하는 방법을 소개하고자 합니다.


이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다.



  1. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법



  • 나는 스마트폰에서 메모용 앱으로 주로 Google의 Keep 을 사용 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 향후에 장기 기록 보존(싯점 확인을 위한 타임스탬프를 위함)을 위해서 해당 메모를 이메일로 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 보냅니다.  즉, 본인의 이메일 주소가 ‘hsikchoi@gmail.com’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 으로 보냅니다.

  • 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+아이디어+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘hsikchoi@gmail.com’ 으로 인지합니다.

  • 스마트폰에서 종이 영수증을 캡처한 후(캡처용 앱은 어떠한 것을 사용해 도 무방) 이를 본인의 이메일 주소로 (예, hsichoi+영수증@gmail.com) 보내면 기록을 위한 저장 용도로 끝.

  • 나중에 Gmail안에서 검색할 경우는 검색창에서 ‘To:영수증' 으로 검색하면 ‘+영수증' 으로 태그된 모든 메일을 쉽게 검색 가능

 



  1. 태그된 메일을 자동으로 분류하여 라벨링 하는 방법


  • Gmail은 ‘라벨’ 이라는 기능과 ‘필터' 라는 기능을 통해서 수신되는 모든 메일를 자동 분류하여 원하는 ‘라벨' 을 색깔로 구별하여 붙일 수 있습니다.

  • ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 수신되는 메일은 라벨 ‘아이디어' 가 자동으로 부여되어 저장할 수 있습니다.

  • 아래 캡쳐한 이미지에서

  • (1) 번은 이메일 관리를 위하여 생성한 라벨들

  • (2) 번은 ‘필터' 기능으로 자동 부여된 라벨들

  • (3) 번은 Gmail만이 갖고 있는 쓰레드 기능으로, 기록된 메일에 대해서 추가로 메일을 주고 받거나, 보충 내용을 기록하고자 할 경우에 해당 메일에 대하여 reply를 하면 자동으로 쓰레드로 묶여서 하나의 메일로 저장되고 묶인 메일의 건수를 보여 줍니다.

  • (4) 번에 표시된 심볼은 이메일 주소에 수신자로 본인만 유일하게 지정되어 있는 메일임을 알려주는 표시 입니다.   

  • 예) 받는사람 주소:‘hsikchoi+evernote@gmail.com 로 메일을 보내면 ‘My Evernote’ 라벨이 자동으로 부여되고, 내부적으로 필터를 적용하여 ‘자동으로 Evernote 에도 저장이 되도록 허용을 할 수도 있습니다. (이메일을 이용하여 에버노트 저장기능은 최근 에버노트에서 유료 버전으로 바뀌었습니다)


  1. 라벨 검색 및 태그 검색


  • Gmail에서는 라벨 검색인 경유는 검색창에서 ‘label:아이디어' 로 검색이 가능

  • 받는 사람 주소에 ‘+’로 태그한 메일 검색은 검색창에서 ‘To:아이디어' 로 검색


4. 요점 정리



  • 기록을 위한 저장 도구로 이메일 시스템을 활용해야 하는 이유는 이메일의 싯점확인(타임스탬프) 기록에 대한 효력 때문입니다.

  • 생성된 기록의 시간을 나중에 임의로 수정할 수 있는 도구들은 기록용 저장 도구로 적합하지 않습니다.

  • Gmail 은 1계정당 월 $10 비용만 지불하면 (단, 5명 이상 라이센스 구매를 할 경우)무제한 용량을 구매할 수 있음으로, 모든 기록은 데이터 크기와 상관없이 Gmail에 저장하고 Google의 파워풀한 검색기능과 eDiscovery 솔루션인 Google Vault를 잘 활용할 수 있습니다.

  • Gmail안에서는 라벨, 태그, 필터등을 활용하여 수신된 메일들을 아주 쉽게 관리가 가능

  • 기록 작성용 도구는 무엇을 사용하여도 무방하나, 저장만은 이메일 시스템 활용하는 것을 권고

  • Gmail 만큼 장소, 시간, 디바이스 상관없이 메일을 보내고 저장하고 검색할 수 있는 시스템은 많지 않을 것입니다.  모든 기록은 Gmail로 모든 데이터 저장 관리는 Google Drive로 통일


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