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모든 기록용 저장도구는 버려라, 지메일 하나면 충분-에버노트를 능가하는Gmail 활용의 노하우

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 23. 오후 11:18

모든 기록을 위한 저장 도구는 버려라!  Gmail 하나면 충분

(에버노트를 능가하는 기록을 위한 Gmail 활용의 노하우)


기록의 핵심은 시간 기록이다 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 협력 업체와 자료를 주고 받던, 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록은 매우 중요한 의미를 갖는다.


개인이던 기업이던 송사에 희말려 검찰 또는 법정에 증거 자료를 제출 할 경우, 에버노트, 드롭박스, 구글드라이브, 내 노트북, 회사 파일 서버 등등에 저장된 데이터들을 자료로 제출하면 이를 증거 자료로 인정할까요?  


디지털 자료 중에 법적인 증거 자료로 효력을 가질 수 자료는 이메일로 주고 받은 내용이라고 합니다. 이유는 이메일 주고 받을때 기록되는 시간 (타임스템프) 정보는 수정 불가능한 것으로 인정하고 있으며, 싯점을 확인 할 수 있는 중요한 시간 정보를 갖고 있기 때문일 것입니다.


이러한 이유로 인하여 글로벌 비즈니스를 하는 대기업에서는 고가의 비용을 지불하면서, 기업용 이메일 아카이빙 솔루션(소위 eDiscovery 솔루션이라는 이름으로)들여 직원들이 주고 받는 모든 이메일 내용을 별도로 저장 관리하고자 하는 이유가 여기에 있는 것입니다.


개인 또는 일반 중소기업에서는 이런 비용까지 들여가며 특별히 따로 신경을 쓸 필요는 없다고 보여집니다. 개인이던 일반 기업이던 기존 이메일 활용만 잘 하면 이러한 문제는 모두 해결이 될 수 있습니다.


무엇보다도 중요한 것은 기록을 위한 도구를 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 기록용 작성 도구들을 어떠한 것을 사용하던 간에 반드시 저장은 싯점 확인(생성 시간이 기록된)이 가능할 수 있도록, 향후에도 수정 및 변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 이메일을 이용하여 기록하라고 권고하고 싶습니다.  (참고로 기록용 도구로 많이 이용되는 에버노트는 기록된 시간 정보는 사용자가 원하면 언제는 수정이 가능하도록 되어 있습니다. 이런 기록이 생성된 시간을 수정할 수 있는 도구들은 소위 타임스탬프 기록에 대한 의미가 상실 됩니다. 나중에 법정에 제출하는 증거 자료로도 인정을 받지 못하지요 )


자세한 내용은

모든 기록용 저장도구는 버려라, 지메일 하나면 충분-에버노트를 능가하는Gmail 활용의 노하우


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