이전 직원의 데이터 관리하기(Archive 버전-AU 라이센스)

게시자: Frank Jung, 2020. 5. 19. 오후 10:22   [ 2020. 5. 19. 오후 10:28에 업데이트됨 ]
최근 고객사에서 요청한 사례로 직원이 퇴사시 해당 직원의 자료를 일정 기간 보관할 필요로 아카이브 라이센스를 적용하게 되었습니다.

본사는 한국에 있고 유럽에 지사가있는 사례로 GDPR (EU(유럽연합)의 개인정보보호 법령) 의 준수로 일부 유럽법인의 직원에 대해 퇴사시 일정기간 데이터를 보관할 의무가 필요했습니다.

해당 고객사는 G Suite Business 버전을 사용하고 있었으며 직원의 퇴사시 라이센스 유지비용과 백업정책의 두가지 합리적인 대안이 필요했습니다.

라이센스 일시정지(Suspend)시에도 동일한 라이센스 비용이 발생됨으로 무한정 GDPR 기준에 맞게 라이센스 유지(데이터를 보관)하는데는 무리가 있었으며 이를 로컬로 백업하는데에도 시간과 삭제된 데이터 백업의 한계가 있었습니다.

이에 전용 백업 라이센스인 AU 를 도입해 위의 두가지 이슈를 합리적으로 해결할 수 있는 방안을 마련했습니다. 

[AU 라이센스 주요특징]

  • 라이선스 유형은 G Suite 버전을 기반으로 결정됩니다. 예를 들어 G Suite Enterprise가 있는 경우 G Suite Enterprise - 사용자 아카이브 라이선스를 구입하면 됩니다. AU 라이선스는 현재 G Suite Business, Enterprise 버전에서만 사용할 수 있습니다.

  • 사용자를 보관처리하면 해당 사용자가 소유한 활성 상태의 G Suite 라이선스를 다른 사용자에게 할당할 수 있습니다. 경우에 따라, 보관처리된 사용자의 활성 라이선스를 다른 사용자에게 할당하려면 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다.

  • 사용자를 보관처리하면 Google에서는 해당 사용자의 모든 G Suite 서비스 데이터를 안전하게 유지하고 이를 Google Vault에서 사용할 수 있게 합니다. 데이터는 Vault 보관 규칙 및 보존 조치에 따라 보호됩니다.

   - 보관처리된 사용자에게는 다음 사항이 적용됩니다.

  • 어떤 시스템에서도 자신의 Google 계정에 로그인할 수 없습니다. 여기에는 Gmail, Google 캘린더, 드라이브 또는 기타 모든 G Suite 서비스가 포함됩니다.

  • 전체 주소록에 표시되지 않습니다. 사용자 디렉터리 목록에는 보관처리된 상태로 표시됩니다. 전체 주소록에 대해 알아보세요.

[실제 적용 화면]


AU 라이센스를 구매하게 되면 관리자 계정으로 관리콘솔에 접속시 해당 license의 동의 화면이 나타납니다.

- 보관처리를 적용할 사용자를 선택 후 "사용자 보관처리" 메뉴를 실행합니다.


- 아래의 안내 팝업창으로 확인사항을 보여줍니다. 보관처리 버튼을 클릭합니다.


기존의 할당된 라이센스 (예: g suite business ) 가 Archive 라이센스로 자동 전환 됩니다.

- 적용이 완료되면 아래와 같이 "보관처리됨" 으로 상태가 표시됩니다.

  
- 할당된 AU 라이센스 확인


AU 라이센스 가격은 $4/User/Month로 연간계약, 월간계약 모두 지원됩니다.

오랜시간 G Suite을 관리해온 관리자 입장에서는 퇴사자가 발생시 사용자의 백업 및 라이센스 관리에 많은 시간과 노력이 소요되고 있었습니다.

또한 회사 경영진 입장에서는 회사의 중요한 데이터 백업과 개인정보법등 준수, 라이센스 유지비용등의 의무에 책임이 있었습니다.

Archive 라이센스는 좀 더 저렴한 비용으로 안전하게 데이터를 유지할 수 있는 유용한 대한이 될 수 있는 솔루션 입니다.

[구글 AU 도움말]
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