Google Apps for Work Update


구글앱스 도입 성공사례 - 이화병원

게시자: Frank Jung, 2014. 11. 24. 오후 7:39


구글앱스 도입 성공사례 - 이화병원


“우리는 Google Apps가 직원들간의 더 명확한 의사소통에

진정으로 도움을 준것에 대해서 기쁘게 생각합니다. 우리는

Google Forms를 이용해 환자분들의 고객만족서비스 설문과

같은 Google Apps의 확대사용을 희망합니다. 이화병원의

환자분들에게 더 좋은 서비스를 제공할 수 있는 전반적인

병원경영의 지속적인 개선이 우리의 목표입니다. 그리고 Google

Apps는 이화병원이 전세계 최고의 의료기관으로 성장하는 데

도움을 줄 것입니다. 우리는 Google Apps의 계속적인 사용으로

기타 다른 혜택을 지속적으로 볼 수 있기를 기대합니다.”


—이화병원의 한덕규 팀장




모든 기록용 저장도구는 버려라, 지메일 하나면 충분-에버노트를 능가하는Gmail 활용의 노하우

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 23. 오후 11:18

모든 기록을 위한 저장 도구는 버려라!  Gmail 하나면 충분

(에버노트를 능가하는 기록을 위한 Gmail 활용의 노하우)


기록의 핵심은 시간 기록이다 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 협력 업체와 자료를 주고 받던, 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록은 매우 중요한 의미를 갖는다.


개인이던 기업이던 송사에 희말려 검찰 또는 법정에 증거 자료를 제출 할 경우, 에버노트, 드롭박스, 구글드라이브, 내 노트북, 회사 파일 서버 등등에 저장된 데이터들을 자료로 제출하면 이를 증거 자료로 인정할까요?  


디지털 자료 중에 법적인 증거 자료로 효력을 가질 수 자료는 이메일로 주고 받은 내용이라고 합니다. 이유는 이메일 주고 받을때 기록되는 시간 (타임스템프) 정보는 수정 불가능한 것으로 인정하고 있으며, 싯점을 확인 할 수 있는 중요한 시간 정보를 갖고 있기 때문일 것입니다.


이러한 이유로 인하여 글로벌 비즈니스를 하는 대기업에서는 고가의 비용을 지불하면서, 기업용 이메일 아카이빙 솔루션(소위 eDiscovery 솔루션이라는 이름으로)들여 직원들이 주고 받는 모든 이메일 내용을 별도로 저장 관리하고자 하는 이유가 여기에 있는 것입니다.


개인 또는 일반 중소기업에서는 이런 비용까지 들여가며 특별히 따로 신경을 쓸 필요는 없다고 보여집니다. 개인이던 일반 기업이던 기존 이메일 활용만 잘 하면 이러한 문제는 모두 해결이 될 수 있습니다.


무엇보다도 중요한 것은 기록을 위한 도구를 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 기록용 작성 도구들을 어떠한 것을 사용하던 간에 반드시 저장은 싯점 확인(생성 시간이 기록된)이 가능할 수 있도록, 향후에도 수정 및 변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 이메일을 이용하여 기록하라고 권고하고 싶습니다.  (참고로 기록용 도구로 많이 이용되는 에버노트는 기록된 시간 정보는 사용자가 원하면 언제는 수정이 가능하도록 되어 있습니다. 이런 기록이 생성된 시간을 수정할 수 있는 도구들은 소위 타임스탬프 기록에 대한 의미가 상실 됩니다. 나중에 법정에 제출하는 증거 자료로도 인정을 받지 못하지요 )


자세한 내용은

모든 기록용 저장도구는 버려라, 지메일 하나면 충분-에버노트를 능가하는Gmail 활용의 노하우


<Google Drive - 크롬브라우저에서 Office문서 다운로드 없이 바로 PC의 Office 프로그램 수행수 편집 저장 기능>

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 21. 오후 8:23   [ 2014. 11. 23. 오후 4:34에 업데이트됨 ]

구글 Drive에 저장된 각종 문서 포맷들-MSOffice, HWP, PSD, Keynote, AutoCAD등등 을 PC로 다운로드 없이 드라이브 안에서 PC의 앱을 구동하여 편집 저장하는 방법을 설명한 동영상입니다.

이기능은 구글드라이브에 각종 파일들을 저장하여 사용시 매우 유용한 기능으로, non-Google 포맷들을 로컬 PC에 설치된 프로그램으로 자동 구동하여 수정 편집 후 바로 구글드라이브로 저장할 수 있는 편리한 방법.

본 기능은, 구글드라이브에서 설정 (톱니바퀴)에서 로컬PC에서 '드라이브' 프로그램을 선택하여 다운로드 설치 (구글 드라이브 로컬 싱크 프로그램) 를 한후에 동작을 합니다. 참고하시기 바랍니다. (첨부한 캡쳐 이미지 참조)

구글 드라이브 다운로드 프로그램 설치 도움말 .


본문 이미지 1

YouTube 동영상


Google Analytics 의 실시간 방문통계 기능

게시자: Frank Jung, 2014. 11. 19. 오후 8:07

최근에  Google Apps for Work 에 대한 유용한 기능들이 많이 업데이트 되고 있습니다.

이에따라 새로운 기능을 테스트해보고 번역을 한 뒤 소셜이나 홈페이지에 자주 글을 올리고 있습니다.

특히 올린글에 대해 고객의 관심도가 얼마나 있는지 확인해 보고 싶을때 아래의 Google Anlytics의 실시간 접속 통계 기능을 활용하면 도움이 되는것 같습니다.

아래와 같이 데스크톱으로 접속했는지 모바일로 접속했는지의 비율을 볼수 있으며 현재 몇명정도 어떤 페이지에 관심이 있는지 어느지역에서 접속했는지 등의 실시간 모니터링을 할수 있습니다.

또한 어느경로를 통해서(google+, facebook, google 검색, 네이버검색 등등) 사이트에 방문했는지도 확인할 수 있습니다. 

이런 통계를 이용해 좀 더 고객분들께 양질의 컨텐츠를 제공해 줄 수 있을것 같습니다. 

중요한 회사 event 행사나 제품 홍보시 무료 Google Analytics의 실시간 통계기능을 활용하면 고객분들의 관심도를 보다 잘 확인할 수 있습니다.

구글사이트로 사이트를 작성시 Google Analytics와 쉽게 연동되어 사이트 활용도를 더욱 높일 수 있습니다. 


행아웃 화상통화에서 웹사이트 및 Google 드라이브 파일 링크 공유 기능 업데이트

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 19. 오후 5:15   [ 2014. 11. 19. 오후 5:16에 업데이트됨 ]

<행아웃 화상상통화에서 구글드라이브 파일 링크 전송기능 추가>

그동안 행아웃 사용자들의 불만중에 하나 였던, 행아웃에서 파일 전송 기능이 없어서 불편하다는 의견들이 많았습니다.

이번 행아웃 업데이트를 통해서 드디어, 구글드라이브 파일들 및 로컬파일들의 링크 정보를 전송할 수 있는 기능이 추가 되엇습니다.

행아웃업데이트-드라이브문서 전송 기능 추가



Google Drive vs Dropbox 상세 비교

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 18. 오후 5:14

Google Drive vs. Dropbox


Gmail vs Outlook 차이점 비교

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 17. 오후 6:25   [ 2014. 11. 17. 오후 8:58에 업데이트됨 ]

 

Microsoft Outlook®의 경우

Gmail의 경우

방화벽으로 보호된 하나의 컴퓨터에서 메일에 액세스(일반적인 경우)

인터넷을 통해 어디서나 모든 컴퓨터에서 안전하게 메일에 액세스

받은편지함에서 메일과 답장이 기본적으로 개별 항목으로 표시

메일과 답장이 기본적으로 대화목록에 그룹화되어 표시

폴더로 메일 정리

라벨로 메일에 태그

중요 메일에 플래그 표시

중요 메일에 별표 표시

후속 작업이 필요한 메일에 플래그 표시

할 일 목록에 메일 추가

색상 카테고리로 메일에 태그

라벨 색상 지정

보낸사람, 날짜 또는 크기로 메일 정렬

Gmail 검색을 사용하여 메일 '정렬'

메일 작성 시 자동 맞춤법 검사

메일 작성 후 맞춤법 검사

여러 서명 만들기

미리 준비된 답변 실험실 사용

일반적으로 저장용량 확보를 위해 메일 삭제

받은편지함을 정리하기 위해 메일 보관처리
(저장용량이 30GB이므로 삭제할 필요 없음)

바탕화면 알림을 통해 데스크톱 메일 알림을 받음

설정에서 바탕화면 알림을 사용하도록 설정 또는

Google 토크 데스크톱 클라이언트를 설치

편지함을 공유

편지함을 개인에게 위임 또는 Google 그룹스를 통해 더 많은 사용자와 공유

여러 메일을 첨부 및 전달

대화목록의 모든 메일을 전달



Google Apps Data Migration (IMAP)

게시자: Frank Jung, 2014. 11. 5. 오후 10:39   [ 2014. 11. 5. 오후 10:42에 업데이트됨 ]

메일 시스템을 구글앱스로 전환시 이전 메일을 구글로 마이그레이션이 필요한 경우가 있습니다.

서버사이드에서 메일을 마이그레이션 하는 방법과 사용자 개별적으로 마이그레이션을 할 수 있습니다.

아래 소개되는 Data Migration (이관) 툴은 구글앱스 관리자가 IMAP서비스를 지원하는 이전시스템으로 부터 쉽게 클라우드 기반으로 데이터를 이관하는 방법을 소개드립니다.

이 툴의 특징은 GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) 와 같은 마이그레이션 툴을 서버에 설치하지 않고 클라우드기반으로 바로 마이그레이션 하는 장점이 있습니다.

300~500 명이하의 규모에서는 큰 무리없이 데이터를 편리하게 이관할 수 있습니다.

아래는 개인 Naver 메일에서 구글앱스로 이관서비스를 통해 이관하는 방법을 소개드립니다.

Google Apps Data Migration ‎‎(IMAP)‎‎


보고서 집계 (aggregate reports) - 관리콘솔 보고서 기능 업데이트 (2014/11/3)

게시자: Frank Jung, 2014. 11. 5. 오전 1:19

보고서 집계 (aggregate reports) 라고 불리는 새로운 기능이 어드민 콘솔 보고서 기능에 추가 되었습니다.

이 보고서 기능으로 구글앱스 관리자는 회사 도메인내의 중요 통계 요약정보를 편리하게 모니터링 할 수 있습니다.


Google Apps 사용자 - 완전히 삭제된 Gmail 및 드라이브 문서 복원 방법

게시자: Charly Choi, 2014. 11. 4. 오후 11:05   [ 2014. 11. 4. 오후 11:08에 업데이트됨 ]

Google Apps 사용자는 이제는 원치 않는, 실수로 삭제한 (휴지통까지 비워서 완전히 삭제된) 이메일 및 드라이브의 문서를 복원할 수 있게 되었습니다.

이미 이전에 Google Apps 관리자는 Google Drive 안에 저장된 데이터중에 완전히 삭제된 (휴지통까지 비운) 데이터를 25일 기간안에는 복원이 가능했었습니다.
이번에 Gmail 삭제된 것도 복원이 가능해 졌습니다.

한 명 이상의 사용자가 지정한 기간에 삭제한 Google 드라이브 파일 또는 Gmail 메일을 복원할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 사용자가 실수로 삭제한 중요 데이터가 영구적으로 손실되는 것을 방지할 수 있습니다.

참고: 사용자가 드라이브에서 파일을 삭제하거나 Gmail 받은편지함에서 메일을 삭제하면 휴지통으로 이동하게 되며 휴지통에서는 이러한 항목을 손쉽게 복원할 수 있습니다. 사용자 또는 시스템에서 휴지통을 비워야 해당 항목이 실제로 삭제됩니다. 그러므로 사용자가 삭제된 항목을 복원할 수 있습니다.

삭제된 데이터를 복원할 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

  • 사용자 세부정보 페이지에서 개별 사용자 데이터를 복원하거나 사용자 목록 페이지에서 최대 10명의 사용자 데이터를 복원할 수 있습니다.
  • 파일을 복원할 기간은 최대 25일 이전까지 선택할 수 있습니다.
  • 사용자가 특정 드라이브 항목에 대해 다른 사용자에게 액세스 권한을 부여한 경우 해당 항목을 복원해도 액세스 권한은 복원되지 않습니다. 필요한 경우 액세스 권한을 다시 설정할 수 있습니다.
참고: Google Apps 계정이 사용자의 드라이브 스토리지 저장용량을 포함하고 사용자의 드라이브가 꽉 찬 경우에는 데이터를 복원할 수 없습니다.

개별 사용자의 데이터를 복원하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Google 관리 콘솔에 로그인합니다
  2. 사용자를 클릭한 다음 개별 사용자 이름을 클릭합니다. 또는 검색창에서 사용자를 검색합니다.
  3. Admin Undelete icon을 클릭합니다.
  4. 데이터를 복원하려는 기간을 선택합니다.
  5. 드라이브 또는 Gmail 중 복원하려는 데이터 유형을 선택합니다.
    참고: 기간 입력란을 비워두거나 데이터 유형을 선택하지 않으면 오류 메시지가 표시됩니다.
  6. 데이터 복원을 클릭합니다.
  7. 상태 화면에서 닫기를 클릭합니다.

여러 사용자의 데이터를 복원하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Google 관리 콘솔에 로그인합니다
  2. 사용자를 클릭합니다.
  3. 복원하려는 데이터를 소유한 각 사용자의 이름 왼쪽에 있는 체크박스를 선택합니다.
    참고: 최대 10명의 사용자를 선택할 수 있습니다. 10명을 초과하여 선택하면 복원 옵션이 표시되지 않습니다.
  4. Admin Undelete icon을 클릭합니다.
  5. 파일을 복원하려는 기간를 선택합니다.
  6. 드라이브 또는 Gmail 중 복원하려는 데이터 유형을 선택합니다.
    참고: 기간 입력란을 비워두거나 데이터 유형을 선택하지 않으면 오류 메시지가 표시됩니다.
  7. 데이터 복원을 클릭합니다.
  8. 상태 화면에서 닫기를 클릭합니다.

항목 복원이 완료되었는지 확인하려면 사용자의 드라이브 폴더 또는 Gmail 받은편지함을 확인하세요. 복원된 메일 또는 파일이 표시되기까지 최대 1시간이 걸릴 수 있습니다.

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