Google Apps for Work Update


[Gmail 팁] MS Excel의 표를 복사 (CTL+C)하여 Gmail 본문에 삽입하기

게시자: Charly Choi,

기업을 방문하여 Google Apps 를 소개 및 컨설팅을 하다보면 대부분의 업체들이 이메일 도구인 MS Outlook의 의존도가 매우 높다는 사실을 알수가 있습니다.


Outlook의 대부분의 기능들은 100% 클라우드 웹 기반인 Gmail로 대치가 가능합니다. 그러나 Outlook을 매우 헤비하게 사용하는 사용자중에는 MS Excel의 표(아래 이미지 참조)를 그대로 복사하여 메일 본문에 삽입하는 업무를 많이 하시는 분들의 불만이, 웹 브라우저 기반 Gmail에서는 본문에 Excel의 표를 복사(CTL+C)하여 CTL+V로 삽입 할 수 없다는 것입니다. 이로 인하여 Outlook을 버릴 수 없다고 합니다.



다행히도 이러한 사용자들을 위해서, Gmail 용 Chrome 브라우저 확장앱인  'InsertTable이 제공이 되고 있습니다.


설치는 간단합니다. Chrome Store에서 'InsertTable' 로 검색하여 크롬에 추가 하면 됩니다.


설치 완료되면, Gmail에서 편지쓰기를 하면 하단 '보내기'에 InsertTable 버튼이 추가 됩니다.



MS Excel에서 원하는 영역을 복사 (CTL+C)한 후,  Gmail 편지쓰기에서 그냥 CTL+V를 하면 위 이미지와 같이 텍스트만 복사되고 표의 레이아웃은 모두 사라집니다. 하단에 'InsertTable' 버튼을 클릭하면 Gmail 본문 내용에 Excel의 표 그대로 복사 삽입이 됩니다. Excel 사용자들에게는 매우 유용한 앱입니다.


클라우드 서비스도 (Google Apps 또는 Dropbox, Office 365, 등등) 백업이 필요한가?

게시자: Charly Choi, 2015. 8. 24. 오후 7:15

지난번에 1차로 아래와 같은 설문 조사를 해 봤습니다.


"여러분들은 Google Apps 와 같은 클라우드 기반의 솔루션에서 백업 기능(이메일/구글 드라이브/캘린더 데이터들) 이 필요하다고 생각하나요?"


총 43분이 응답을 주셨고, 그중 65%는 반드시 필요하다, 23%는 필요할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다, 12%만 필요 없다 답을 주셨습니다.




그렇다면, 클라우드 백업이 필요하다면 백업이 필요한 주요 이유는 무엇일까요? 

2차 설문을 아래와 같이 진행하고 있습니다. 



해당 설문은 아래 구글+에서 진행되고 있습니다. 많은 설문 응답 부탁드립니다. 


Google Apps 이용 대량메일 전송을 위한 가이드

게시자: Charly Choi, 2015. 8. 17. 오후 10:09

배경


마케팅 활동을 위해서 대량 메일을 보내야 하는 경우 있습니다. 대량메일은 한번에 많은 수신자들에게 메일을 보내야 합니다. 대부분의 메일 시스템들은 시스템 한계로 인하여 대부분의 대량 메일 전송 요구를 만족하지 못하는 경우가 많습니다.이로 인하여 별도의 대량 메일 서비스 시스템을 도입하거나 위탁 서비스를 유료로 이용하는 경우가 있습니다.

Google Apps 에서 권고하는 권장 사항.

Google Apps에 포함된 Gmail 서비스는 세계에서 가장 많이 사용하는 메일 서비스이고, 가장 안정적 이메일 시스템이면서 대용량 처리가 가능한 것으로 알려져 있습니다.  


Google Apps를 도입한 고객들은 간혹 Google Apps에 포함된 Gmail 시스템을 이용하여 대량의 메일 전송을 시도하다 아래와 같은 오류를 발생하면서 낭패를 겪는 경우가 왕왕 발생을 합니다.

  • 메일 전송 한도에 도달했습니다.

  • Gmail 전송 한도에 도달했습니다.

  • 최대 수신자 수를 초과했습니다.


주된 이유는 Gmail 시스템에도 허용하는 한계치가 있고, 사용자가 이 한계치를 초과하는 메일을 발송하려고 할때 오류가 발생을 합니다. 한계치를 넘는 시도가 있는 경우는 Gmail는 최대 24시간동안 해당 계정이 아무 작업을 할 수 없는 블록 상태에 빠질 수 있습니다 (24시간 이후에 자동 해제 됨)


따라서 우선 Google Apps의 Gmail을 이용하여 대량 메일을 보낼  경우는 Gmail의 전송 한도가 얼마 인지 확인을 해야 합니다.


자세한 내용은 구글문서 여기를 참고하시기 바랍니다.


구글사이트에 인트라넷 포털을 위한 가젯들 (메일, 주소록, 전자결재 )

게시자: Frank Jung, 2015. 8. 7. 오전 1:59   [ Charly Choi에 의해 업데이트됨(2015. 8. 30. 오후 6:01) ]

구글사이트는 구글앱스에 포함되어있는 사이트 홈페이지를 제작할 수 있는 도구 입니다. 구글사이트로 회사내의 인트라넷이나 홈페이지를 만들 수 있습니다.


이번에 구글사이트에 추가된(SBC 에서 개발하여 제공하는) 새로운 가젯들입니다.


  1. 지메일 가젯


아래의 이미지와 같이 사이트에 포함된 지메일 가젯을 통해 수신된 개인 메일을 확인 할 수 있으며 직접 메일 작성도 가능합니다.




2. 주소록 가젯


회사내에 등록되어있는 사용자 정보를 쉽게 찾아 확인할 수 있습니다. 주요 특징은 단순하게 이름으로 검색하거나 고급검색을 통해 메일주소, 부서명, 전화번호 등으로 세부 검색을 할 수 있습니다.





3. 전자결재 (GDriveFlow) 가젯


전자결재에서 제공하는 ‘미결재',’협조/합의', ‘상태', ‘상신함’, ‘반려함', ‘결재 완료함' 의 상태를 구글 사이트 포털에서 직접 확인이 가능



이처럼 구글사이트에 사내 포털을 구성하기 위한 다양한  가젯들을 추가 할 수 있게 되었습니다. 이를 통해서  회사내에 다양한 인트라넷 포탈을 구성할 수 있습니다.


[스마트폰에서 영수증 스캔 및 바로 전자결재 상신하기]

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 23. 오후 7:16

스마트폰에서 각종 영수증 및 명세서를 스캔하여 바로 모바일 전자결재 GDriveFlow를 이용하여 결재 받기 과정 소개
Google 앱스 기반 전자결재 솔루션 - www.gdriveflow.com

[유용한 앱 소개]안드로이드 Google 드라이브 스캔 위젯

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 23. 오후 6:28

 안드로이드 스마트폰 용 Google 드라이브 스캔 위젯 기능 소개

Google 서비스중에는 매우 유용한 기능이 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은, 소위 숨겨진 기능들이 왕왕 발견 되곤 합니다.. 이번에 소개할 앱은 이러한 숨겨진 기능중에 하나로, 제가 개인적으로 많이 이용하는 앱이기도 합니다.

스마트폰을 이용하여, 영수증 또는 종이문서등을 여러장 스캔하여 하나의 PDF 문서로 만들고 이를 자동으로 내 계정의 Google 드라이브에 저장 하는 앱

이 앱은 예전부터 제공 되었던  것으로(MS에서 최근에 출시한 Office Lens 보다 이전에 발표된 앱), 스마트폰용 스캔 앱으로 탁월한 기능을 갖고 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은 앱이기도 합니다.

기업에서 Google Apps 를 사용하고 있거나, 개인 지메일 및 드라이브를 심도있게 사용하는 분들에게는 필수 앱이기도 합니다.

이 앱을 사용하여, 각종 영수증이나 명세서, 택배 우송 영수증, 서점에서 책의 일부 페이지 스캔하여 Google 드라이브에 저장. 영수증인 경우는 회사에서 매월 경비처리를 위한 결재용 첨부 파일(전자결재 솔루션 GDriveFlow 활용) 로 제출하는 용도로 스캔을 합니다. 

각종 종이문서나 영수증, 명함, 계약서, 명세서등등 버릴 수는 없고 따로 스캔하여 관리하자니, 스캐너가 필요하고 설령 전용 스캐너가 있다 하더라도 스캐닝 하는 과정이 시간도 오래 걸리고.

다행히도 안드로이드폰을 사용하는 분들은 Google에서 제공하는 무료 Google 드라이브의 스캔 기능을 활용하면 된다.

자세한 설치 및 동작 과정은 아래 동영상 참조


Google 드라이브 스캔 위젯


[업데이트 소식]MSOffice를 위한 Google 드라이브 plug-in 릴리스

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 21. 오후 4:38   [ 2015. 7. 21. 오후 4:38에 업데이트됨 ]

[MSOffice를 위한  Google 드라이브 plug-in 릴리스]

구글이 드디어 MSOffice 사용자를 위한 구글드라이브 플러그인을 발표하였습니다.  

이 MSOffice에 이 플러그인을 설치하면, Office 에서 작성한 문서를 바로 드라이브에 저장도 가능하고, Office에서 직접 드라이브 문서를 오픈하여 편집 및 저장을 할 수 있도록 한 것입니다. 

구글에서 MSOffice 사용자를 위한 지원은 주욱 이어집니다.

플러그인 다운로드는 아래 사이트에서.. (Window용 MSOffice만 가능.)




[Google 드라이브 유용한 팁] 구글문서 공유시 개인정보를 보호 배포하는 방법

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 16. 오전 1:10

Google 드라이브에서 작성된 구글문서를 외부에 공개 배포시, 개인정보 보호 대상이 되는 내용들이 있다면 어떻게 하시나요?

구글 문서에서는 아래와 같이 개인정보 노출에 민감한 텍스트가 있다면, 이 텍스트만 암호화한후 보이지 않게 공유 할 수 있는 방법이 있어서 소개하고자합니다.


구글문서를 생성한 후 '부가기능' ->부가기능 열기' 에서 'Docsecrets' 부가 기능 앱을 검색하여 설치 하면 됩니다.

'Docsecrets 가 설치되면, 해당 앱을 오픈한 후, 기본 암호를 하나 입력을 한 후에 (개인정보 보호 대상이 되는 텍스트를 암호화 하고 다시 푸는데 사용할 암호) 암호 대상이 되는 텍스트를 입력(예,주민번호, 전화번호, 은행계좌정보, 등등)하거나, 기존의 텍스트를 선택하여 보이지 않게 하시면 됩니다.

자세한 방법은 아래 동영상을 참조 

개인정보 보호 문서 배포 방법

 

[Google 드라이브 보안강화 업데이트] 구글문서 배포시 복사/프린트/다운로드 방지 기능 추가

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 14. 오후 4:47   [ 2015. 7. 14. 오후 5:14에 업데이트됨 ]

Non-Google 파일들 (PDF, DWG, PSD 등등)의 다운로드 및 프린트 방지 기능이 제공된 이후에, 드디어 Google 문서(Docs/Slide/Spreadsheet)에 대해서 배포시 공유 옵션에 '다운로드/복사/프린트' 를 할 수 없도록 기능이 추가 되었습니다.

현재 이 기능은 1-3일 후에 모두 반영될 예정이라고 합니다.

아래 구글 문서 공유시 설정의 하단에 '댓글작성자/뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사옵션' 사용을 중지 합니다. 가 추가 되었습니다. 





복사,다운로드, 프린트를 할 수 없는 사용자가 문서를 오픈한 경우, 아래와 같이 파일 메뉴에 '사본만들기', '인쇄' 기능이 비 활성화 되어 있습니다.





[Google Apps 무제한 (Drive for Work) 사용자를 위한] Google 드라이브 허용된 도메인만 공유 방법

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 13. 오후 6:54

Drive for Work 이 협업 플랫폼으로서 보안 기능이 한층 강화되고 있습니다. 이번에 추가된 ‘허용 도메인' 기능은 기업내부의 조직이 외부 기관과 협업할 시에  매우 유용한 서비스입니다.


기업내부의 보안 강화 차원에서, 특별 조직이나 팀에 대해서 Google 드라이브의 자료를 외부에 공유하는 범위를 통제할 필요가 있습니다. 예를 들면, 기업에서 한시적인 프로젝트를 위해서 조직된 팀의 멤버들이 모두 외부에서 한시적으로 영입한 파트타임 직원들일 경우, 이 팀에게는 Drive for Work 의 서비스 사용 제한을 두고 통제를 할 필요가 있습니다.  즉, 이 프로젝트 팀에 한해서는 Google 드라이브의 모든 자료는 허용된 도메인(Google Apps 사용자)의 사용자들에게만 공유 및 협업을 하도록 하고 허용되지 않은 외부 도메인 사용자에겐 공유를 못하게 하는 것입니다.


Drive for Work 관리자는 협업이 허용된 도메인 (Google Apps 사용자)들을 등록할 수 있습니다. 이 등록된 도메인에 한해서만 Google 드라이브 공유를 설정할 수 있습니다. 이렇게 허용된 조직은 허용된 도메인의 사용자들만 협업이 가능하고, 그 도메인 외의 사용자들에게는 드라이브의 문서 공유가 허용되지 않습니다.


자세한 설정 및 사용법은 아래 클릭


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