G Suite 업데이트 소식

[협업 도구라고 해서 다 같은 것은 아닙니다] 진정한 협업 도구 G Suite

게시자: 최흥식,   [ 에 업데이트됨 ]

협업도구라고 해서 다 같은 것은 아님- G Suite



한 조직에서 좋은 협업이 어떤 것인지 설명하려고 하면 프로젝트에 참여하는 사람들에게 신뢰를 줄 수 있어야합니다.. 하지만 지금 사용하는 협업도구가 그런 신뢰를 주고 있나요? 그 과정에서 그것이 여러분의 팀에 어떤 도움이 되었는지 또는 방해가 되었는지 정확히 파악할 수 있습니까? 협업이 생산성을 높이는 의미에서는 이것은 틀림없이 그만큼 중요합니다.


클라우드 기술에 관해서는 모든 협업도구라고 해서 다 같은 것은 아닙니다. Google은 특정 비전을 염두에두고 G Suite를 설계했습니다. 즉, 유연하고 클라우드 네이티브하며 지능적인 툴을 사용하여 비즈니스가 어떤 작업을 수행하는지를 다시 상상해 볼 수 있도록 지원합니다. 이 글에서는 G Suite가 단순히 "실시간"으로 협업하는 것 이상으로 비즈니스를 돕는 사례를 소개합니다.



g suite 1.png



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먼저 문서 작성부터 시작하겠습니다.


당사의 내부 조사에 따르면, 기업이 Google Docs에서 작업하는 시간의 76%가 협업 작업에 소비된다고 합니다. 여러분 스스로 생각하시겠지만, 그게 무슨 뜻이죠?  우리는 직원이 보여주는 5가지 행동에 따라 Google 문서 도구에서 협업을 정의합니다.



1. 문서를 함께 편집합니다. 문서, 시트 및 슬라이드에서는 다른 공동작업자와 함께 문서에서 동시에 공동 작업하여 단일 변경 기록으로 남


  • 한 단계 더 나아가 G Suite의 협업 기능을 다른 *Office* 툴에 접목했습니다. 이제 G Suite 파일에서와 마찬가지로 Microsoft Office 파일들도 탐색과 같은 기능을 이용할 수 있고, 편집, 및 주석을 달 수 있습니다.


2. 문서의 변경 내용보기. G Suite는 클라우드 기반이므로 모든 변경 사항은 버전 기록 (파일> 버전 기록)에 기록되므로 문서 편집에 대한 전체적인 시각을 볼 수 있으며 클릭 한 번으로 이전 버전을 복원 할 수도 있습니다.


  • 한 걸음 더 나아가서 스프레드 시트 내의 특정 셀에 대한 편집 내역을 보거나 문서의 변경 사항을 상호 비교 (문서 비교)할 수 있습니다 (“법률 팀에서 원했던 기능입니다”).


3. 피드백을 주고 받는다. G Suite에 대한 설명은 단순한 기능이 아니라 직원들이 공유하고 실행 가능한 피드백을 받는 방법에 필수적입니다.


  • 한 걸음 더 나아가 동적 이메일의 도움으로 문서, 스프레드 시트, 슬라이드의 댓글 작성 기능이 Gmail과 통합되므로 해결을 위해 탭을 전환 할 필요없이 이메일에 직접 메모를 추가 할 수 있습니다.


4. 작업 할당 및 완료. G Suite에서 의견을 통해 특정 소유자에게 작업을 할당하는 것은 쉽습니다.


  • G Suite는 인공 지능 (AI)을 사용하여 협업을 가속화합니다. 예를 들어 Docs의 AI는 작업을 자동 감지하고 사람들에게 작업 항목을 할당 할 것을 제안 할 수 있으므로 할일이 있는 별도의 이메일을 보내지 않아도됩니다.


5. 자신감을 가지고 공유하십시요. 문서를 공유 할 준비가되면 G Suite의 기본 제공 공유 권한을 통해 내부적으로나 외부 적으로 어떤 정보를 볼 수 있는지 제어 할 수 있습니다.


  • 추가 단계 : 드라이브, 문서, 스프레드 시트 및 프레젠테이션에 저장된 파일에 대한 특정 사용자의 액세스에 대한 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 추가 보호를 위해 FIDO 보안 키를 적용 할 수도 있습니다.

g suite.png



다음은 효과적인 의사 소통 방법들입니다.


  • 아이디어 공유에 대하여 언급한다면,  의사 소통에는 일률적 인 방법만 있는 것은 아닙니다. 의사 소통 방법에는 이메일에서 채팅, 화상 회의에 이르기까지 동료와 의사 소통 할 수 있는 유연한 방법이 필요합니다.


먼저 이메일을 보내주세요. 이메일은 비즈니스의 운영 방식과 많은 워크플로우의 핵심입니다. 이 때문에 500만 명이 넘는 유료 사업자들이 Gmail에 의존해 업무를 진행시키고 있습니다.


  • 한 단계 더 나아가 이메일을 단순히 작업에 대한 서면 기록으로 간주하는 것은 쉬우나 Gmail을 구축하여 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. Gmail은 AI의 도움을 받아 동료들에게 회신하거나 업무 우선순위를 지정하거나 이메일 초안을 더 빨리 작성하도록 상기시킬 수 있습니다. 또한 스팸, 피싱 및 멀웨어의 99.9%가 수신함에 도달하지 못하도록 차단합니다.


둘째, 채팅을 합니다. 이메일이 아닌 경우, 프로젝트에서 확인할 수 있는 빠르고 비공식적인 커뮤니케이션 방법이 필요합니다. 바로 이러한 점에서 Hangout Chat은 시간 경과에 따른 프로젝트를 저장할 수 있는 전용 가상 룸(스레드 대화 포함)을 통해 진행 상황을 추적하고 작업을 추적할 수 있습니다.


  • 한 단계 더 나아가, Hangout Chat은 Drive와 같은 다른 G Suite 앱과 통합되므로 파일에 액세스하기 위해 앞뒤로 플립할 필요가 없습니다. 채팅에는 25개 이상의 AI 기반 보트가 장착되어 금융, 인적 자원, CRM, 프로젝트 관리 등의 워크플로우를 가속화할 수 있습니다. 곧, Hangout Chat는 Gmail 자체와 긴밀하게 통합되어 한 곳에서 올바른 통신 채널에 쉽게 접근할 수 있게 될 것입니다.


셋째, 직접 대면하는 것입니다. 동료들과의 얼굴을 마주보고 협업하는 방법보다  능가하는 것은 없습니다. 화상 회의 소프트웨어의 새로운 버전인 Hangout Meet를 구축하여 최대 250명의 사용자와  통화로 공동 작업을 수행할 수 있도록 지원합니다.


  • 한 걸음 더 나아가 : 일반적인 화상 회의 솔루션을 넘어 자동 자막 기능을 제공하고 최대 10 만 명의 실시간 스트리밍을 제공합니다. Hangout Meet 하드웨어는 AI의 힘으로 자체적으로 문제를 감지하고 해결할만큼 현명하므로 IT 지원 팀의 부담을 줄일 수 있습니다.


영향을 측정합니다.


조직에서 "좋은" 협업 작업을 정의하는 것은 까다로울 수 있습니다. 내부 협업을 개선하기 위한 첫 번째 단계는 사람들이 함께 일하는 방식에 대한 가시성을 높여 올바른 도구를 갖추도록하는 것입니다. 이러한 이유로 Google 팀은 기업이 공동 작업을 수량화 할 수 있도록 지원하기 시작했습니다.


다른 사용자가 자신의 문서와 어떻게 상호 작용했는지 확인할 수 있는 Activity Dashboard와 IT 관리자가 조직 내에서 G Suite 사용량에 대한 "bird-eye" 뷰를 제공하는 Work Insights와 같은 툴을 사용하면 기업은 패턴을 식별하고 보다 구체적으로 협업을 정의할 수 있습니다.



참고 : 위 내용은 구글의 영문 블로그를 번역한 것입니다

[G Suite Enterprise 업데이트 소식] 핵심 기능으로 Work Insights 기능이 추가됨

게시자: 최흥식, 2019. 6. 17. 오전 12:32   [ 2019. 6. 17. 오전 12:51에 업데이트됨 ]

Work Insights로 G Suite 채택 및 공동 작업, 업무패턴, 현재 일반적으로 사용 가능

변화하는 점


우리의 Work Insights 채택 및 공동 작업 통찰력 도구는 이제 G Suite Enterprise 고객이 이용할 수 있습니다. Work Insights를 사용하면 G Suite 배포의 상태 및 영향을 신속하게 파악하고 채택, 업무 패턴 및 G Suite 응용 프로그램 간의 공동 작업에 대한 조직의 통찰력을 얻을 수 있습니다.

Work Insights는 이전에 베타 버전으로 제공되었습니다. Work Insights 도구에 대한 자세한 내용은 베타 발표 또는 도움말 센터를 참조하십시오. 베타 이후, 우리는 그룹 필터링을 통해 더 강력한 필터링 기능을 추가 할뿐만 아니라 조직 내에서 기존의 비 -G Suite 애플리케이션 사용을 신속하게 나타낼 수있는 기능을 추가했습니다. 자세한 내용은 아래를 참조하십시오.


영향을 받는 사람

관리자 만. Work Insights는 수퍼 관리자와 위임 된 관리자가 액세스 할 수 있습니다. Work Insights에 액세스 권한을 부여하는 방법을 참조하십시오.


사용하는 이유


Work Insights는 G Suite가 어떻게 협업을 강화하고 조직의 직장 문화를 개선하는 지에 대한 임원 수준의 통찰력을 제공합니다. Work Insights 대시 보드를 보고 통찰력을 얻을 수 있습니다.

  • 채택 - 어떤 팀이 G Suite를 채택하고 있으며 가장 자주 사용하는 앱.
  • 업무 패턴 - 앱 팀이 시간을 보내고 있으며 미팅에 소요하는 시간입니다.
  • 협업 - 팀이 미팅, 파일 공유 및 문서 상호 작용을 통해 어떻게 협력하고 있는지.
  • 비 -G Suite 응용 프로그램의 사용 - 사용자가 G Suite로 전환 할 때 더 이상 갱신 할 필요가없는 기존 라이센스가있는 경우.

조직 수준에서는 팀 인사이트가 10 명 이상의 팀에만 표시됩니다. 이러한 통찰력과 Work Insights 사용 방법에 대한 자세한 내용은 베타 발표 자료를 참조하십시오.


시작하는 방법

추가 세부 사항


New : 비 G Suite 애플리케이션 사용에 대한 통찰력 확보

Work Insights는 이제 조직 내에서 기존 비 -G Suite 응용 프로그램 사용에 대한 데이터를 신속하게 나타냅니다. 여기에는 다음 내용이 포함됩니다.

  • Microsoft Word documents
  • Microsoft Word macro files
  • Microsoft Excel spreadsheets
  • Microsoft Excel macro files
  • Microsoft PowerPoint presentations
  • Microsoft PowerPoint macro files

이러한 응용 프로그램을 사용하는 방법을 통해 조직에서 사용자가 G Suite로 전환 할 때 기존 레거시 라이선스를 더 이상 갱신 할 필요가 없는 기회를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.



                                                  Work Insights에서 non-G Suite 앱 사용법보기

새로운 기능 : 그룹 별 필터 차트

베타 테스트에서는 조직 단위와 팀별로 필터링하여 조직 전체에서 비교할 수 있습니다. 이제는 그룹별로 필터링 할 수도 있습니다. 관리자는 특정 그룹을 허용 목록에 추가하여 Work Insights의 필터로 포함 할 수 있습니다.

허용 목록에 포함 된 그룹은 Work Insights의 필터링 기능에 나타납니다. 사용자는 조직의 하위 섹션에서 특정 그룹에 집중하고 Work Insights의 힘을 얻을 수 있습니다.

이를 통해 조직은 필터링 기준으로 사용자 지정 그룹을 적용하여 공동 작업 데이터를보다 깊이 파고들 수 있습니다.


관리자는 특정 그룹을 허용하여 Work Insights에서 비교할 수 있습니다




그룹을 허용 목록에 추가하면 Work Insights에서 해당 그룹별로 필터링 할 수 있습니다.

그룹 필터링은 새로운 수준의 세부 정보를 제공하며 회사 영역에서 G Suite의 공동 작업 기능을 활용하는 방법을보다 잘 이해할 수 있도록 도와줍니다.

도움말 링크


Availability

Rollout details
Rapid Release domains: Gradual rollout (up to 15 days for feature visibility) starting on June 4, 2019
Scheduled Release domains: Gradual rollout (up to 15 days for feature visibility) starting on June 4, 2019.

G Suite editions

Available to G Suite Enterprise
Not available to G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite for Nonprofits and and G Suite Enterprise for Education

On/off by default?

이 기능은 기본적으로 켜져 있습니다.

참고: 위 내용은 구글 공식 업데이트 영문 소식을 번역한 것입니다 
 

[G Suite 업데이트 ] Android 폰으로 2단계 인증 보안키 설정 및 사용 방법 소개

게시자: 최흥식, 2019. 6. 13. 오후 6:16   [ 2019. 6. 13. 오후 6:16에 업데이트됨 ]

이번에 새롭게 업데이트 되면서 Android 폰을 2단계 인증을 위한 보안키로 사용할 수 있게 되었습니다.


Android 폰으로 2단계 인증 보안키 설정 및 사용 방법 영상입니다.


YouTube 동영상


도움말: http://bit.l/2MMvDP8


대용량 데이터 마이그레이션을 위한 G Suite Migrate (Beta)

게시자: Frank Jung, 2019. 6. 6. 오후 7:23

G Suite Migrate 툴은 Microsoft® Exchange, SharePoint®, file shares or Box 데이터를 G Suite 으로 마이그레이션을 위한 툴 입니다.

G Suite Migrate를 사용하여 대량의 컨텐츠를 G Suite 계정으로 신속하게 이동할 수 있습니다. 또한 한 Source 데이터를 여러 개의 G Suite 코어 서비스로 대규모 마이그레이션도 가능합니다.

G Suite Migrate는 GCP 또는 회사내 On-premise 환경에서 실행하거나 두 가지를 조합하여 실행할 수 있습니다. 이 도구는 관리 소프트웨어에서 독립적으로 작동하므로 관리자는 마이그레이션의 타이밍과 대상을 제어 할 수 있습니다.

아래의 Source 환경에서 G Suite Enterprise, G Suite Business , Google Drive Enterprise, G Suite Enterprise for Education  로 마이그레이션이 가능합니다.

Source environmentRequirements
Mail servers
  • Exchange Online
  • Exchange 2010, 2013, and 2016

For information on additional Exchange tools and resources, see Migrate from Exchange or Office 365 to G Suite.

Collaboration tools
  • SharePoint Online
  • SharePoint 2010, 2013, and 2016
  • Box
File systems
  • Microsoft OneDrive for Business
  • File shares

G Suite Migrate Beta 버전을 다운받아 Office 365의 OneDrive 에서 Google Drive Enterprise 의 드라이브로 마이그레이션 테스트를 진행했습니다.

모든 Demo 시스템 설치는 GCP 환경에서 마이그레이션에 필요한 Windows 서버를 구성해 진행했습니다.

  • - Platform server–One Windows Server with at least 4 cores, 16 GB of RAM, and 200 GB SSD. 
  • - Database servers–Two Windows Servers, each with at least 16 cores, 64 GB of RAM, and a separate disk for the database data. For the separate disk:
    • MySQL–We recommend 1 TB per 200 million migrated objects.
    • CouchDB–At full logging, we recommend 1 TB per 40 million expected transactions. For detailed logging (errors only), we recommend 1 TB per 200 million expected objects.
  • - Node servers–At least one Windows Server, each with at least 4 cores, 16 GB of RAM, and 200 GB SSD. You might need more than one node server













지난 구글 NEXT 2019 에서 발표된 내용에서와 같이 G Suite Enterprise 의 보안 기능이 강력하게 업그레이드 되었습니다. ( context-aware, Investigation tool 등) 

또한 G Suite 구글 드라이브의 강력한 공동 협업 기능 제공으로 많은 회사에서 구글 드라이브 활용량이 지속적으로 늘어나고 있습니다. 

위의 마이그레이션 툴을 통해 보다 원활하고 안정적으로 G Suite 환경으로의 전환작업에 많은 도움이 될것으로 기대됩니다.



[G Suite Enterprise 버전]에서만 제공하는 보안 센터 대시보드/보안 상태/조사 도구 데모

게시자: 최흥식, 2019. 5. 21. 오후 11:57

G Suite Enterprise 버전은 G Suite (Basic, Business)의 최상위 버전입니다.  G Suite Enterprise 버전에서만 제공되는 서비스 중에는 
보안 센터 기능들이 있습니다. 

보안 센터 대시보드를 통해서 전체 도메인에 대한 보안 상황을 그래프로 확인 가능하고, 보안 상태에서는 보안 설정에 대한 안내 및 설정 추천을 해주고 있으며, 조사 도구에서는 내부 보안에 위배되는 행위들을 검색하여 강제로 조치를 취할 수 있습니다

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[Google 드라이브 신 기능] Metadata (베타) 데모

게시자: 최흥식, 2019. 5. 12. 오후 10:15   [ 2019. 5. 12. 오후 10:16에 업데이트됨 ]

지난 구글 Next2019 컨퍼런스에서 발표된 Google 드라이브에 적용 예정인 Metadata (베타) 기능에 대한 데모입니다.

드라이브 메타 데이터 (베타 버전)를 사용하면 비즈니스 또는 학교 전체에서 일관된 방식으로 드라이브의 파일 및 폴더에 맞춤 카테고리 및 속성을 추가 할 수 있습니다. 사용자는 조직에 의미있는 특정 용어를 사용하여 콘텐츠를 검색 할 수 있습니다.

메타 데이터 란 무엇입니까?
메타 데이터는 단순히 파일에 대한 정보입니다. Google 드라이브에서 메타 데이터는 조직의 일반적인 파일 카테고리에 매핑되는 카테고리로 구성됩니다 (카테고리는 일반적인 메타 데이터 용어에서 '스키마'와 동일합니다).

각 범주는 특정 파일 범주와 관련된 구조화 된 속성 집합입니다.

예 :

- Contract라는 카테고리가있을 수 있습니다.
- 계약에는 유형, 회사, 상태 및 만기일 속성이있을 수 있습니다.
- 각 속성에 데이터 유형 (숫자, 날짜, 사람, 텍스트 또는 선택)을 지정합니다. 유형이 선택 인 경우 가능한 값을 정의합니다.

Google 도움말: http://bit.ly/2WzadFL

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[행아웃 Meet (화상회의) 업데이트 ] 새로워진 적응형 레이아웃 기능

게시자: 최흥식, 2019. 5. 8. 오후 7:18

변화하는 것

행 아웃 미팅은 자동으로 조정되는 회의실의 사람과 프레젠테이션을 가장 잘 볼 수있는 적응형 레이아웃을 시작합니다.


스포트라이트

스포트라이트 레이아웃은 프레젠테이션이나 단일 화자에 초점을 유지합니다. 다른 참가자와 만날 때, 누군가를 고정 할 때, 프레젠테이션이있을 때 비디오가있는 활성 스피커가없는 경우에 사용됩니다.




Tiled

바둑판 식 배열은 회의 참석자가보다 포괄적 인 느낌을 갖도록 화면에 최대 4 명의 참가자를 표시합니다. 프레젠테이션이없는 경우 소규모 회의의 기본값입니다.






나란히

나란히 배치하면 프레젠테이션 옆에 최대 3 명의 스피커가 더 큰 형식으로 나타납니다. 발표자가 말하는대로 계속해서 볼 수 있습니다. 프리젠 테이션이 있고 비디오가있는 활성 스피커가있는 경우 이것이 기본값입니다.




사이드 바

사이드 바 레이아웃은 동일한 수직 공간에 여러 참가자를 추가로 표시하고 직사각형 피드를 사용하여 가장자리의 참가자가 잘리지 않도록 기존 미팅 레이아웃을 향상시킵니다. 프레젠테이션이없는 대규모 회의의 경우 기본값입니다.




회의 요구에 따라 자동으로 사용되는 이러한 레이아웃을 보는 것 외에도 레이아웃 변경 대화 상자에서 기본 레이아웃을 선택할 수 있습니다.


누구에게 영향을 주나요?

사용자


이용하는 이유

이러한 새로운 레이아웃을 통해 사용자는보다 포괄적이고 협업적인 회의 뷰를 제공 할 수 있으므로 원격 참가자와보다 쉽게 상호 작용할 수있을뿐만 아니라 제공되는 콘텐트에 여전히 집중할 수 있습니다.


시작하는 방법

  • 관리자: No action.

  • 사용자 : 다음 행 아웃 회의에서 새로운 레이아웃이 표시되면 기능이 나왔습니다.


추가 정보

새로운 레이아웃은 행아웃 웹 클라이언트 및 행아웃 Meet 하드웨어에서 사용할 수 있습니다.


[G Suite 업데이트]MS 오피스 파일 변환없이 실시간 공동 편집 작업

게시자: 최흥식, 2019. 5. 5. 오후 5:22   [ 2019. 5. 5. 오후 7:38에 업데이트됨 ]

지난 4월초 Google Next2019 컨퍼런스에서 발표되었던 Google 드라이브 신 기능중에 하나입니다. 드디어 G Suite Google 드라이브에서 MS Office 파일 변환없이도, 실시간으로 편집 및 공동 작업이 가능해졌습니다. 이 기능을 사용하려면 기존에 크롬 브라우저에 확장프로그램으로 설치되어있었던 "문서, 스프레드시트, 프레젠테이션으로 Office 버전 수정" 앱을 삭제해야 합니다. 이 영상에서는 1단계. G Suite 드라이브에서, Word(docx) 파일을 오픈 한 후(변환 없이) 편집 되는 과정 2단계. 파일을 공동 편집자에게 공유 한 후 공동 편집자가 크롬 브라우저에서 Word 파일 변환 없이 실시간 편집 되는 것을 보여줌 3단계, 공동 편집자가 DriveFile Stream 이 설치된 컴퓨터에서 MS Word 앱으로 공유받은 파일을 직접 수정하는 것을 보여줌 4단계, 두 사람이 모두 MS Word 로 공동 편집 작업시 그 과정을 보여줌

YouTube 동영상



현재 G Suite 서비스에 점진적으로 적용하고 있는 것으로 보입니다.




[Google 드라이브 신 기능 15가지 외에 추가 2가지] G Suite Migrate & Metadata

게시자: 최흥식, 2019. 5. 2. 오후 6:00

Google Next 2019 컨퍼런스에서 발표된 Google 드라이브의 새로운 기능들 15가지 외에 추가 2가지 제 16탄, G Suite Migrate 제 17탄, Drive Metatada

YouTube 동영상


[Google 드라이브 신기능 15가지] 제9탄-15탄

게시자: 최흥식, 2019. 5. 1. 오후 6:35

제 9탄 - G Suite 또는 Google 계정 없는 외부 사용자와 공동 작업 할 수 있는 기능 

YouTube 동영상


제 10탄, 공유 옵션 Dialog 재 설계
제 11탄, Cusotm Link 공유 
제 12탄, Advanced DLP  

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제 13탄, Drive Priority (우선순위) 
제 14탄, Drive Workspace(작업공간) & 추천 
제 15탄, Machine Learning Power  

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