Google Apps for Work Update


[스마트폰에서 영수증 스캔 및 바로 전자결재 상신하기]

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 23. 오후 7:16

스마트폰에서 각종 영수증 및 명세서를 스캔하여 바로 모바일 전자결재 GDriveFlow를 이용하여 결재 받기 과정 소개
Google 앱스 기반 전자결재 솔루션 - www.gdriveflow.com

[유용한 앱 소개]안드로이드 Google 드라이브 스캔 위젯

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 23. 오후 6:28

 안드로이드 스마트폰 용 Google 드라이브 스캔 위젯 기능 소개

Google 서비스중에는 매우 유용한 기능이 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은, 소위 숨겨진 기능들이 왕왕 발견 되곤 합니다.. 이번에 소개할 앱은 이러한 숨겨진 기능중에 하나로, 제가 개인적으로 많이 이용하는 앱이기도 합니다.

스마트폰을 이용하여, 영수증 또는 종이문서등을 여러장 스캔하여 하나의 PDF 문서로 만들고 이를 자동으로 내 계정의 Google 드라이브에 저장 하는 앱

이 앱은 예전부터 제공 되었던  것으로(MS에서 최근에 출시한 Office Lens 보다 이전에 발표된 앱), 스마트폰용 스캔 앱으로 탁월한 기능을 갖고 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은 앱이기도 합니다.

기업에서 Google Apps 를 사용하고 있거나, 개인 지메일 및 드라이브를 심도있게 사용하는 분들에게는 필수 앱이기도 합니다.

이 앱을 사용하여, 각종 영수증이나 명세서, 택배 우송 영수증, 서점에서 책의 일부 페이지 스캔하여 Google 드라이브에 저장. 영수증인 경우는 회사에서 매월 경비처리를 위한 결재용 첨부 파일(전자결재 솔루션 GDriveFlow 활용) 로 제출하는 용도로 스캔을 합니다. 

각종 종이문서나 영수증, 명함, 계약서, 명세서등등 버릴 수는 없고 따로 스캔하여 관리하자니, 스캐너가 필요하고 설령 전용 스캐너가 있다 하더라도 스캐닝 하는 과정이 시간도 오래 걸리고.

다행히도 안드로이드폰을 사용하는 분들은 Google에서 제공하는 무료 Google 드라이브의 스캔 기능을 활용하면 된다.

자세한 설치 및 동작 과정은 아래 동영상 참조


Google 드라이브 스캔 위젯


[업데이트 소식]MSOffice를 위한 Google 드라이브 plug-in 릴리스

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 21. 오후 4:38   [ 2015. 7. 21. 오후 4:38에 업데이트됨 ]

[MSOffice를 위한  Google 드라이브 plug-in 릴리스]

구글이 드디어 MSOffice 사용자를 위한 구글드라이브 플러그인을 발표하였습니다.  

이 MSOffice에 이 플러그인을 설치하면, Office 에서 작성한 문서를 바로 드라이브에 저장도 가능하고, Office에서 직접 드라이브 문서를 오픈하여 편집 및 저장을 할 수 있도록 한 것입니다. 

구글에서 MSOffice 사용자를 위한 지원은 주욱 이어집니다.

플러그인 다운로드는 아래 사이트에서.. (Window용 MSOffice만 가능.)




[Google 드라이브 유용한 팁] 구글문서 공유시 개인정보를 보호 배포하는 방법

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 16. 오전 1:10

Google 드라이브에서 작성된 구글문서를 외부에 공개 배포시, 개인정보 보호 대상이 되는 내용들이 있다면 어떻게 하시나요?

구글 문서에서는 아래와 같이 개인정보 노출에 민감한 텍스트가 있다면, 이 텍스트만 암호화한후 보이지 않게 공유 할 수 있는 방법이 있어서 소개하고자합니다.


구글문서를 생성한 후 '부가기능' ->부가기능 열기' 에서 'Docsecrets' 부가 기능 앱을 검색하여 설치 하면 됩니다.

'Docsecrets 가 설치되면, 해당 앱을 오픈한 후, 기본 암호를 하나 입력을 한 후에 (개인정보 보호 대상이 되는 텍스트를 암호화 하고 다시 푸는데 사용할 암호) 암호 대상이 되는 텍스트를 입력(예,주민번호, 전화번호, 은행계좌정보, 등등)하거나, 기존의 텍스트를 선택하여 보이지 않게 하시면 됩니다.

자세한 방법은 아래 동영상을 참조 

개인정보 보호 문서 배포 방법

 

[Google 드라이브 보안강화 업데이트] 구글문서 배포시 복사/프린트/다운로드 방지 기능 추가

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 14. 오후 4:47   [ 2015. 7. 14. 오후 5:14에 업데이트됨 ]

Non-Google 파일들 (PDF, DWG, PSD 등등)의 다운로드 및 프린트 방지 기능이 제공된 이후에, 드디어 Google 문서(Docs/Slide/Spreadsheet)에 대해서 배포시 공유 옵션에 '다운로드/복사/프린트' 를 할 수 없도록 기능이 추가 되었습니다.

현재 이 기능은 1-3일 후에 모두 반영될 예정이라고 합니다.

아래 구글 문서 공유시 설정의 하단에 '댓글작성자/뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사옵션' 사용을 중지 합니다. 가 추가 되었습니다. 





복사,다운로드, 프린트를 할 수 없는 사용자가 문서를 오픈한 경우, 아래와 같이 파일 메뉴에 '사본만들기', '인쇄' 기능이 비 활성화 되어 있습니다.





[Google Apps 무제한 (Drive for Work) 사용자를 위한] Google 드라이브 허용된 도메인만 공유 방법

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 13. 오후 6:54

Drive for Work 이 협업 플랫폼으로서 보안 기능이 한층 강화되고 있습니다. 이번에 추가된 ‘허용 도메인' 기능은 기업내부의 조직이 외부 기관과 협업할 시에  매우 유용한 서비스입니다.


기업내부의 보안 강화 차원에서, 특별 조직이나 팀에 대해서 Google 드라이브의 자료를 외부에 공유하는 범위를 통제할 필요가 있습니다. 예를 들면, 기업에서 한시적인 프로젝트를 위해서 조직된 팀의 멤버들이 모두 외부에서 한시적으로 영입한 파트타임 직원들일 경우, 이 팀에게는 Drive for Work 의 서비스 사용 제한을 두고 통제를 할 필요가 있습니다.  즉, 이 프로젝트 팀에 한해서는 Google 드라이브의 모든 자료는 허용된 도메인(Google Apps 사용자)의 사용자들에게만 공유 및 협업을 하도록 하고 허용되지 않은 외부 도메인 사용자에겐 공유를 못하게 하는 것입니다.


Drive for Work 관리자는 협업이 허용된 도메인 (Google Apps 사용자)들을 등록할 수 있습니다. 이 등록된 도메인에 한해서만 Google 드라이브 공유를 설정할 수 있습니다. 이렇게 허용된 조직은 허용된 도메인의 사용자들만 협업이 가능하고, 그 도메인 외의 사용자들에게는 드라이브의 문서 공유가 허용되지 않습니다.


자세한 설정 및 사용법은 아래 클릭


[Gmail 보안 강화를 위한 2단계 인증 방법 및 보안키 활용법]

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 12. 오후 8:40

Gmail 보안 강화를 위한 2단계 인증 방법 및 보안키 활용법

Gmail 및 Google Apps에서는 일반적으로 가장 많이 사용하는 사용자 이메일 주소 및 패스워드로 로그인하는 1단계 인증 방식과, 한번더 인증 코드(SMS 메시지/Google OTP/보안키)를 입력 해야하는 2단계 인증 방식을 제공하고 있습니다.


2단계 인증이 필요한 이유


  1. PC방과 같은 공개된 장소에서 PC를 빌려서 사용하여 지메일 로그인 할 경우 사용자 계정이 노출 또는 빌린 PC에 자동 저장되어 타인에게 노출 되는 경우 방지

  2. 외부에서 프리젠테이션시 본인의 PC가 아닌 타인의 PC를 사용하여 로그인을 해야 할 경우 계정 정보 유출 방지

  3. 간혹 Gmail 계정이 유출되어 본인도 모르게 Google Play 스토어에서 게임 아이템을 유료로 결재가 되는 경우 방지

  4. 스마트폰을 통해서 본인의 지메일 계정 정보가 유출되어 불법적으로 도용되는 것을 방지


이 외에도 여러가지 이유로 인하여 본인의 지메일 계정 정보가 유출 되는 것을 방지 할 필요가 있습니다.


Google은 이러한 계정정보 유출로 인한 피해를 막기 위해서 2단계 인증 방식을 제공하고 있습니다.

Google에서 제공하는 2단계 인증 방식에는 3가지가 있습니다.

  1. SMS 메시지로 인증 코드 전송 방식

  2. Google OTP 앱을 이용한 일회용 암호 사용

  3. USB 보안키를 사용하는 방법


이 중에서 3번째 보안 키 사용 시 장점은 다음과 같습니다


[Gmail 필수적으로 알아야 할 10가지 기능 백서]

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 9. 오후 6:36

목차




1. Gmail 에서 보낸 메일 수신 확인 하기

2. 예약 전송 방법

3. 발신자 IP 추적(메일 수신 확인의 수단)을 피하는 방법

4. 미리준비된 답변 활용하기

5. 이메일 위임 기능

6. 나의 계정 활동 및 세부 정보 확인 하기

7. 간단하게 동보 (그룹) 메일 보내기

8. 다른 계정으로 메일 보내기

9. 보내기 취소

10. 고급 검색 활용하기




배경


Gmail 사용자는 꾸준히 늘어 나고 있습니다.  통계에 의하면 전세계에서 약 5억명 정도가 엑티브 사용자로 이용하고 있다고 합니다.


이 많은 사용자들은 개인용 Gmail 이던, 기업용 Google Apps의 Gmail을 사용하던 대부분이 늘 쓰는 기본적인 기능만 사용하고 있다고 합니다.


Gmail 안에는 우리가 알고 있는 것 이상으로 많은 기능을 제공하고 있습니다.  아주 기본적인 기능만 사용하고 있는 사용자들을 위해서 10가지 유용한 팁을 선별하였다. 이 10가지는 Google+ 커뮤니티를 통해서 설문 조사를 하였고 아래와 같은 결과를 얻었습니다.

  


이 설문에 응답한 순서대로  Google Apps 전문 블로그에 연재를 하였던 것들을 다시 정리하였습니다.  


‎[Gmail 필수적으로 알아야 할 10가지 기능 소개]‎


[Google 드라이브 업데이트]구글드라이브에 내지도 (My Map) 만들기 메뉴가 추가 됨

게시자: Charly Choi, 2015. 7. 1. 오후 5:57


구글드라이브에 내지도 (My Map) 만들기 메뉴가 추가 됨.

(** Google 공식 블로그 소식 참조 http://goo.gl/sytB1U **)


구글드라이브에서 어떻게 내지도를 만들수 있는지 자세한 방법 소개입니다.


구글드라이브- 나만의 지도 ‎(My Maps)‎ 생성 및 관리 방법


고객 관리 스크립트 (Demo)

게시자: Frank Jung, 2015. 6. 29. 오후 9:59   [ 2015. 7. 1. 오후 5:53에 업데이트됨 ]

이번에 소개해 드릴 스크립트 어플리케이션은 고객관리 입니다.

한곳에서 고객의 정보를 쉽게 관리할 수 있으며 고객과 미팅, 통화, 메일등의 기록 관리와 캘린더 연동이 가능합니다.
또한 고객의 주소정보를 통해 구글맵에 표시할 수있습니다.


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