G Suite Update


[Google Vault 4가지 새로운 기능 추가]

게시자: Charly Choi, 2017. 6. 21. 오후 6:28   [ 2017. 6. 21. 오후 6:30에 업데이트됨 ]

Google Vault에 새로운 기능 추가

 

법률 및 규정 준수 요구 사항에 Google Vault를 사용하는 경우 원하는 데이터를 정확하게 유지하고 툴에서 검색 한 데이터가 정확하고 정확하며 포괄적이어야합니다. 오늘 Vault에서 이러한 요구 사항을 해결하는 데 도움이되는 네 가지 새로운 기능을 소개합니다.

Google 드라이브에서 파일을 내보낼 때 자세한 메타 데이터 가져 오기

 

Vault에서 특정 사용자를 검색하면 결과에 '간접적 인'관계를 통해 액세스 한 파일이 포함될 수 있습니다. 즉, 파일 (또는 파일이 포함 된 폴더)은 다음과 같습니다.

  • 사용자가 속한 그룹과 공유

  • 사용자의 전체 도메인과 공유

  • 공개적으로 공유했습니다.

이전에는 이러한 검색 결과를 내보낼 때 해당 사용자가 파일의 내보내기 메타 데이터에 나열되지 않아 문서 보관 체인을 결정하기가 어려웠습니다. 앞으로 Vault는 간접적 인 관계를 통해 문서에 액세스 한 사용자에 대한 메타 데이터 내보내기에 정보를 포함하고 해당 사용자가 표시됩니다. 또한 사용자의 특정 관계 (예 : 사용자가 공동 작업자인지 뷰어인지 여부)를 볼 수있는 옵션이 추가되었습니다.

특정 시간대로 검색

 

이제 Vault를 기반으로 검색 할 날짜를 원하는 시간대를 선택할 수 있습니다. 선택한 시간대는 검색 결과의 정확한 경계를 변경하므로 사용하기 전에이 설정의 효과에 대해 자세히 알아 보는 것이 좋습니다.

 

 

모든 팀 드라이브의 보존 정책 설정

 

이제 특정 팀 드라이브 및 OU (조직 구성 단위)를 다루는 기존 옵션 외에도 도메인의 모든 팀 드라이브를 대상으로하는 사용자 지정 보존 정책을 만들 수 있습니다.

 

특정 Google 그룹스에 대한 보존 정책 설정

 

이제 도메인의 특정 그룹을 포괄하는 맞춤 보존 정책과 도메인의 모든 그룹을 포괄하는 기존 옵션을 만들 수 있습니다.

 

Google Vault의 이러한 기능 및 다른 기능에 대한 자세한 내용은 아래 도움말 센터를 참조하십시오.

 

Vault 내보니기 작동 방식 도움말

데이터 검색


참고 - Google G Suite Updates 영문을 번역한 것입니다.

[비교 자료 3] Dropbox에서 Google 드라이브로 전환 (Dropbox vs. Google 드라이브)

게시자: Charly Choi, 2017. 6. 12. 오후 9:03

Dropbox™ 일반 버전을 직장 밖에서 사용해보신 적이 있을 겁니다. G Suite의 경우 Google 드라이브를 새 클라우드 스토리지로 사용하면 그와 유사한 기능은 물론 여러 가지 추가 이점도 활용할 수 있습니다.

조금더 자세한 비교 자료는 여기를 클릭 

Dropbox vs. 드라이브 비교 요약

기능

dropbox Dropbox...

drive 드라이브에서...

파일 동기화

기기에 따라 다름
데스크톱 또는 웹에서 파일을 변경 또는 삭제하면 Dropbox는 두 위치 모두에 동일한 변경을 적용합니다. 모바일 앱은 보통 요청 시에만 동기화됩니다.

모든 기기에 양방향
한 기기에서 파일을 변경 또는 삭제하면 드라이브에서 즉시 모든 다른 위치에 동일한 변경을 적용하므로 별도로 적용할 필요가 없습니다.

공유 권한 설정

공유 액세스 수준 1개

보기 전용

공유 액세스 수준 4개

  • 보기 가능(보기 전용)
  • 댓글 작성 가능
  • 수정 가능(수정 권한)
  • 소유자(소유권 이전)

공유 공개 상태 관리

2가지 공개 상태

  • 특정 사용자
  • 공개(폴더만, 웹에서 검색 가능)

5가지 공개 상태

  • 특정 사용자 또는 Google 그룹스
  • 링크가 있는 모든 사용자
  • 링크가 있는 도메인 사용자
  • 내 도메인(내 도메인에서 검색 가능)
  • 웹에 공개(웹에서 검색 가능)

고급 검색

없음

  • 파일 형식
  • 소유권
  • 연결 앱
  • 도메인 전용
  • 수정된 날짜
  • 단어가 포함되어
  • 공유

파일 정렬

  • 이름
  • 수정된 날짜(날짜)
  • 확장 프로그램
  • 이름
  • 최종 수정 날짜(날짜)
  • 내 마지막 수정 날짜(날짜)
  • 마지막으로 열어본 시간(날짜)

오프라인 액세스

  • 휴대기기
  • 컴퓨터 데스크톱
  • 휴대기기
  • 컴퓨터 데스크톱
  • 웹 브라우저(Chrome만)

파일 삭제하기

모든 기기에서 자동으로 '삭제됨'

  • 휴지통 폴더로 이동되고 저장용량 계산에 포함되지 않음
  • 30일 후에 영구적으로 삭제됨

모든 기기에서 자동으로 '제거됨'

  • 휴지통 폴더로 이동되지만 저장용량 계산에 포함됨
  • 사용자가 완전히 삭제하기 전까지 휴지통 폴더에 계속 보관됨







[비교 자료 2] MS Outlook 에서 Gmail 로 전환 (Outlook vs. Gmail)

게시자: Charly Choi, 2017. 6. 11. 오후 6:53

Microsoft® Outlook®에서 G Suite로 전환한 경우 Gmail을 새 메일 프로그램으로 사용하는 몇 가지 방법을 알려드립니다.

기능 비교 요약은 아래 참고.  자세한 항목 비교 자료 PDF 다운로드는 여기를 클릭 

기능

outlook In Outlook...
Office 2013 에서

gmail Gmail...

메일 보기

이메일이 개별적으로 표시됨
받은편지함에 각 회신 이메일이 별도의 메일로 표시됩니다.

이메일이 대화로 그룹화됨
모든 회신 이메일을 원본 메일과 함께 그룹으로 묶어 하나의 대화 또는 대화목록*을 만듭니다.

*회신이 개별 메일로 표시되도록 언제라도 이 설정을 변경할 수 있습니다.

구성

폴더
이메일을 폴더에 저장하고 분류합니다.

라벨(트위스트가 있는 폴더)
메일에 여러 라벨을 적용한 후 나중에 해당 라벨을 검색하여 메일을 찾습니다.

받은편지함 정리

이메일 삭제

  • 이메일 삭제
  • 보관처리 - 보관처리하면 받은편지함에서 이메일이 삭제되어 받은편지함이 깔끔하게 정리됩니다. 삭제된 이메일은 사용자 계정에 보관되므로 나중에 찾을 수 있습니다.

중요한 이메일 표시

플래그
중요한 이메일을 플래그로 표시합니다.

별표 및 중요도 마커

  • 별표 - 이메일 옆에  을 클릭하면 나중에 이메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 중요한 모든 이메일을 표시하려면 왼쪽 메뉴에서 별표편지함 을 클릭합니다.

  • 중요도 마커- 중요한 이메일에 표시를 하고 Gmail에서 특정 유형의 이메일에 우선순위를 적용하도록 하려면  을 클릭합니다.

할 일 목록 만들기

  • 별개의 작업을 추가합니다.
  • 이메일에서 할 일 또는 할 일 목록을 만듭니다.
  • 날짜가 있는 할 일은 Outlook 캘린더에도 표시됩니다.
  • 별개의 작업을 추가합니다.
  • 할 일 목록에 이메일 메시지를 추가합니다.
  • 날짜가 있는 작업은 Google 캘린더에도 표시됩니다.

[비교 자료 1] MS OneDrive 에서 Google 드라이브로 전환

게시자: Charly Choi, 2017. 6. 7. 오후 5:49   [ Frank Jung에 의해 업데이트됨(2017. 6. 7. 오후 6:01) ]


Microsoft® OneDrive™ 일반 버전을 개인 용도로 사용해보신 적이 있을 겁니다. G Suite에서 Google 드라이브를 새 클라우드 스토리지로 사용하면 그와 유사한 기능은 물론 다양한 장점을 누릴 수 있습니다.


1 OneDrive vs. Google 드라이브 차이점 요약
2 파일 저장 비교
3 파일 작업 비교
4 높은 활용도 비교 
 
자세한 비교 자료 다운로드는 여기를 클릭하시기 바랍니다.

1.1 차이점 요약 표

1.1

기능

onedrive OneDrive...

drive 드라이브에서...

공유 권한 설정

2가지 공유 권한 수준

  • 수신자는 보기만 가능(보기 전용)
  • 수신자도 수정 가능(수정 권한)

4가지 공유 권한 수준

  • 보기 가능(보기 전용)
  • 수정 가능(수정 권한)
  • 댓글 작성 가능
  • 소유자(소유권 이전)

공유 공개 상태 관리

2가지 공개 상태

  • 특정 사용자 또는 연락처 그룹
  • 웹에 공개(웹에서 검색 가능)

5가지 공개 상태

  • 특정 사용자 또는 Google 그룹스
  • 웹에 공개(웹에서 검색 가능)
  • 내 도메인(내 도메인에서 검색 가능)
  • 링크가 있는 모든 사용자
  • 링크가 있는 도메인 사용자

고급 검색

없음

  • 파일 형식
  • 연결 앱
  • 소유권
  • 도메인 전용
  • 수정된 날짜
  • 단어가 포함되어
  • 공유

파일 정렬

  • 이름
  • 수정한 날짜 또는 만든 날짜
  • 크기
  • 오름차순 또는 내림차순
  • 이름
  • 최종 수정 날짜(날짜)
  • 내가 마지막으로 수정한 날짜(날짜)
  • 내가 마지막으로 열어본 날짜(날짜)

업데이트 추적

없음

활동 스트림

오프라인 액세스

  • 휴대기기
  • 컴퓨터 데스크톱
  • 휴대기기
  • 컴퓨터 데스크톱
  • 웹 브라우저(Chrome만)

파일 삭제하기

모든 기기에서 자동으로 '삭제됨'

  • 휴지통으로 이동되며 저장용량 계산에 포함되지 않음
  • 1년 후에 완전히 삭제됨

모든 기기에서 자동으로 '제거됨'

  • 휴지통 폴더로 이동되지만 저장용량 계산에 포함됨
  • 사용자가 완전히 삭제하기 전까지 휴지통 폴더에 계속 보관됨

[업데이트 소식] Gmail이 새롭게 보안 기능을 강화하기 업데이트

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 31. 오후 6:11   [ 2017. 5. 31. 오후 6:13에 업데이트됨 ]

회사의 보안 수준을 높이기 위한 Gmail 새로운 보안 업데이트 소식 


목차

 

피싱을 차단하기위한 Gmail의 새로운 기계 학습 모델

직원의 데이터 손실 방지 (DLP)에 대한 새로운 경고

최신 보안 기술로 비즈니스 보호

첨부 파일의 맬웨어 방지를위한 새로운 Gmail 보호 기능

Gmail 관리자는 의도하지 않은 데이터 손실을 방지하기 위해 의도하지 않은 외부인에게 회신시 경고를 할 수 있도록 설정하기

 

 

회사 데이터를 안전하게 유지하는 것이 우선 순위가 가장 높습니다. 이는 직원들이 매일 사용하는 도구를 보호하는 것으로 시작됩니다. Google은 지속적으로 잠재적 위협 요소를 사전에 차단할 수있는 보안 기능을 추가하고 있습니다. 기계 학습을 사용한 초기 피싱 탐지, 악의적 인 링크에 대한 클릭 시간 경고, 의도하지 않은 외부 회신 경고, 내장 된 외부 회신 경고 등 새로운 위협으로부터 방어합니다.


자세한 내용


Gmail에 대한 새로운 보안 업데이트


 


[업데이트 소식] 새로워진 Hangout Meet

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 30. 오후 10:56   [ 2017. 5. 30. 오후 10:58에 업데이트됨 ]

G Suite의 기본 서비스로 제공되었던 화상회의 서비스 Hangout이 Hangout Meet 로 업그레이드 되면서 명칭도 변경이 되었습니다.

 

이번에 업그레이드 된 Hangout Meet의 가장 특징은

  • 성능과 화상회의 품질이 향상.

  • 사용의 편리성을 높이기 위하여 U/I 가 변경

  • 외부 게스트들 초대 쉽게 허용

  • 손쉬운 화면 공유


자세한 자료는 아래 참고하시기 바랍니다.

새로워진 Hangout Meet




[백서] Google 드라이브에서 파일 다운로드 방지할수 있을까?

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 22. 오후 7:03

배경


  • “공유 된 파일들을 외부에서 다운로드 못하게 방지하는 방법이 있나요?”

  • “공유된 폴더에 민감한 파일들이 있습니다. 외부에 유출되는 것을 방지 할 수 있나요?

  • “공동으로 작업하는 폴더에 중요한 파일을 실수로 또는 고의로 삭제하는 것을 방지하는 방법이 있나요?”

  • “회사에서 규정한 보안 규칙 (’외부에 자료 공유 금지, 민감한 문서 다운로드 금지") 을 위반한 행위에 대해서 자동으로 감시 할수 있는 방법이 있나요?”


Google 드라이브를 사용하는 고객들이 가장 많이 질문하는 내용입니다.


G Suite 제품(Basic, Business, Enterprise)안에서 어떻게 해결 방안을 제시하는지 설명하고자 합니다.

‎[백서]‎ Google 드라이브에서 다운로드 방지할수 있을까?


[Machine Learning이 G Suite에서 어떻게 생산성을 높이고 있는가!]

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 16. 오후 6:51

이메일 관리, 문서 서식 지정, 비용 보고서 작성등등. 이러한 작업들은 주로 시간을 잡아 먹는 요소들입니다. Google에서는 이를 "오버 헤드"라고 부르며 이는 생산적인 작업에는 도움이 안되고 주로 시간 소모성 작업들 입니다.


2015 년 Google 조사에 따르면 평균 근로자는 실제로 다음에 새로운 아이디어를 내놓는 데 소요되는 시간의 약 5 % 만 사용한다고 합니다. 나머지 시간은 서식 지정, 추적, 분석 또는 다른 일상적인 작업에 시간을 소모 하고 있습니다. 이것 바로 머신 러닝이 도움이 될 수있는 곳이라 판단을 하였습니다.


Time spent chart


Source: Google Data, April 2015


머신 러닝 알고리즘은 데이터를 기반으로 사용 패턴들을 관찰하고 분석 및 예측합니다. G Suite에서 머신 러닝 모델을 사용하면 미팅 스케줄링과 같은 일상적인 작업을 수행하기 위한  필요한 정보들을 예측(예, 회사 팀원간에 협업을 위한 미팅 스케쥴을 잡을 경우 팀원들의 스케쥴을 자동으로 분석으로 효율적인 미팅 시간대 후보를 찾아 줌 )을 하고 문서 작성시 효율적인 문서를 제안하는 등의 일상적인 작업을 수행하여 업무를 보다 효율적으로 수행 할 수 있습니다.


G Suite 에서는 시간 소모성 작업을 효율적으로 줄이고 생산적인 작업에 몰두 할 수 있도록 하기 위해서 아래와 같은 대표적인 4가지 서비스에 머신 러닝 기술을 적용하고 있습니다.

자세한 정보는 아래 문서 참조

Machine Learning이 G Suite에서 어떻게 생산성을 높이고 있는가


[백서] Gmail 데이터 손실 방지 (DLP)를 위한 백서

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 15. 오후 9:19

개요


Google은 G Suite을 사용하는 기업의 데이터들을 안전하게 보호하고,  철저하게  유출되지  않도록  유지  관리하고 있습니다.. Google DLP는 회사의 중요한 데이터들이 유출되는 것을 방지하고 보호합니다.


G Suite은 관리자가 모든 정보에 관련된 보안 사항들-암호화, 감사 보고서, 공유 제어, 모바일 관리, 그리고 2단계 인증- 관리 할 수 있도록 합니다.


데이터 손실 방지 (DLP)는 회사에서 민감한 데이터나 보안이 필요한 데이터들이 외부로 유출되는 것을 방지하기 위한 새로운 보호 방법을 지원합니다.


Gmail DLP는 사람들이 실수로 또는  고의로 회사의 기밀 자료나, 유출하면 안되는 개인정보 관련 자료를  이메일로 전송하는 것을 방지 하기 위한 것으로 회사의 유출 금지 규칙들을 정의하고 이를 관리자가 모니터링 및 검열을 할 수 있도록 하는 전반의 기능을 제공하는 것입니다.  

왜 Gmail DLP가 중요한가?

이메일은 업무적으로 사람들과 커뮤니케이션하기 위한 중요한 도구입니다. 2015년도의 세계적인 이메일 사용 통계를 보면 하루에 약 2조 건의 메일이 보내고 받는다고 합니다.  


회사에서는 지적 재산권이 있는 데이터, 고객의 데이터 (예,고객의 개인정보-Personally Identifiable information-PII) 들 포함한 많은 민감한 데이터들을 관리해야 합니다. 이러한 민감한 데이터 유출의 대가는 매우 큽니다. 지적재산권이 있는 데이터의 손실 비용과 소송비등의 대가를 지불해야 합니다.  


흥미로운 것은, 이러한 데이터 유출은 대부분 실수로 발생을 합니다.  직원이 사내 특정인에게 보내야할 민감한 데이터를 전체 메일로  보내거나, 수신자의 이름을 실수로 비슷한 이름의 다른 사람 이름으로 보내거나, 또는 보내는 데이터 안에 얼마나 민감한  데이터가 포함되어 있는지 조차 모르고 보내는 경우 등등. 이러한 실수들이 발생할 때, Gmail DLP는 G Suite 고객들이 이러한 데이터 손실을 하지 못하도록 도움을 줍니다.  

자세한 자료는 아래 참고하시기 바랍니다.

Gmail 데이터 손실 방지‎(DLP)‎를 위한 백서



[팁]Gmail 에서 상대방이 보낸 메일 '수신 확인' 요청을 거부하는 방법

게시자: Charly Choi, 2017. 5. 11. 오전 1:29   [ 2017. 5. 11. 오전 1:30에 업데이트됨 ]

예전에  '지메일' 을 이용하여 보낸 메일의 수신 확인 하는 도구를 소개한 적이 있습니다.


이 문서에서도 설명되어 있기도 하지만, 메일의 ‘수신확인’ 기능은 모든 이메일 시스템(Gmail 포함, 네이버, 다음 메일 등등 대부분의 메일 시스템들) 본래 표준 기능에서는 제공하지 않는 기능. 즉, 메일 보낸 내용에 대하여 상대방이 수신 하였는지 여부를 알려주는 기능은 제공하지 않습니다.


그러나 대부분의 이메일 서비스를 제공하고 있는 메일 ‘수신 확인’ 기능은 아래에 설명하는 편법적인 기술을 사용하여 제공하고 있습니다.


그 편법적인 방법의 원리는 간단합니다. 메일을 보낼때 본문 내용에 잘 보이지 않는 이미지를 삽입하여 (이미지 픽셀 정도의 정보 만 삽입하여 수신자가 구별 할 수 없도록 하는 방식) 메일을 수신한 상대방이 메일 내용을 열었을때  해당 이미지도 자동으로 열리게 한후  이 정보를 메일 송신자에게 그 정보를 전달하는 방식입니다.


메일 본문 내용에 포함된 이미지를 통해서 아래와 같은 정보가 상대방에게 전달이 될 수 있습니다.

  • 사용자의 IP주소나 위치와 같은 정보가 전달

  • 사용자의 브라우저의 쿠키를 설정하거나 읽을 수 있음

  • 바이러스나 멀웨어를 삽입 할 수 있음


수신확인 서비스를 제공하는 네이버 메일을 예로 들어 보겠습니다. 네이버에서 메일을 작성하여 (분명히 메일 본문에는 이미지를 삽입 하지 않고 텍스트만으로 본문 메시지를 작성) Gmail 수신자에게 메일을  보내서 확인 해 보시기 바랍니다.


자세한 내용은 아래 문서에서 확인..

팁-Gmail 에서 상대방이 보낸 메일 '수신 확인' 요청을 거부하는 방법


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