G Suite 업데이트 소식

[Google 드라이브의 "빠른 엑세스 (Quick Access)" 놀라운 기능]

게시자: Charly Choi, 2018. 10. 15. 오후 6:00   [ 2018. 10. 15. 오후 6:36에 업데이트됨 ]

나는 매주 월요일에만 열어서 작업하는 문서가 있다. 이문서는 주간 업무 계획 관련 문서로 Google 드라이브에 Google 스프레드시트 문서로 되어 있다. 이 문서는 월요일 오전에만 편집 작업을 한다.


즉, 이문서는 Google 드라이브에서 1주일 동안 거의 액세스 되지 않는 문서이고 월요일 오전에만 잠시 편집되는 문서이다.


오늘 (월요일) 오전에 이 문서 작업을 위해서 Google 드라이브에 로그인 해 보니, 드라이브의 '빠른 액세스'에 이 문서를 자동 추천 ('이 시간 즈음에 열었습니다' 라는 메시지와 함께) 해 주는 것을 발견.





지난 한주 '빠른 액세스' 항목에 표시되는 문서들의 추의를 주의 깁게 살펴본 바로는,  자주 액세스 하는 문서나, 최근에 액세스되는 문서들만 보여주는게 아닌 것이 확인 이 되었다.


Google 드라이브는 내가 문서 작업하는 모든 패턴을 분석한다 (Google의 Machine Learning 기반의 A.I 기술 적용). 이 분석된 결과를 토대로 '빠른 액세스' 항목에 내가 필요로 할 만한 문서들을 빠르게 추천하여 보여준다.





Google 은 '빠른 액세스 (Quick Access)' 기능을 한층 발전 시킨 기능으로 Google 드라이브의 'Priority' 기능과 Workspace  기능을 제공할 예정이다. 현재 Priority 와 Workspace 기능은 베타 테스트중에 있다.


Priority와 Workspace는 내가 드라이브에서 필요하는 문서들을 빨리 찾고 (50% 이상의 효율을 높일 수 있다 고 함), 폴더를 만들고 문서를 분류하고 하는 시간을 절약하게 만들어 준다고 함.



새로운 Google 드라이브의 Priority (beta) 기능에 대한 자세한 정보는 여기를 참고


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G Suite 도입 및 설치 지원, G Suite 컨설팅, 기술 지원, 전자결재  GDriveFlow개발, G Suite 교육 전문기업, G Suite 도입 문의 SBC Technology since 2010  - Google Cloud Partner

[G Suite] Google+ 로 기업용 소셜 게시판 활용하기

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 26. 오후 10:05   [ 2018. 9. 26. 오후 10:56에 업데이트됨 ]

Google+ 는 G Suite 에 포함된 Core Service 중에 하나입니다.  G Suite 사용자 대부분이 Google+ 서비스 용도를 잘 모르거나 알고 있어도 잘 활용하지 않는 듯 합니다.
G Suite의 Goolge+는 기업용 소셜 커뮤니티 서비스를 위한 앱입니다.  G Suite 사용자는 누구나 이 서비스를 사용할 수 있습니다.
 

‎[G Suite]‎ Google Plus - 기업용 소셜 게시판


[Drive File Stream 10월17일 업데이트 예정] MS Office 파일 실시간 버전 충돌 방지 기능

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 20. 오후 5:34



Google Drive File Stream 업그레이드 예정 - MS Office 파일 실시간 버전 충돌 방지 기능


[G Suite Drive 새로운 소식] 머신 러닝이 적용된 Google Drive (beta) 가 출시 될 예정

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 19. 오후 8:29



New Drive's Priority feature



[G Suite 구글 드라이브 한글 폰트 22종 추가]

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 16. 오후 9:44   [ 2018. 9. 18. 오후 7:04에 업데이트됨 ]


희소식!!! 드디어 G Suite 구글 드라이브 문서도구 (구글닥스, 스프레드시츠, 슬라이드)에 한글 폰트 23종 추가 되었습니다.

슬라이드(프리젠테이션)에서도 한글 폰트 모두 지정 가능하고, 프리젠테이션 모드에서도 편집모드의 폰트 그대로 표시 됩니다.




YouTube 동영상



[G Suite New Site] 사내 인트라넷 포털 (전자결재 포함) 구성하기

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 16. 오후 5:46

G Suite 의 New 사이트 도구로 제작한 사내 인트라넷 포털입니다. 

- 공지사항 게시판 (구글+ 연동)
- 전체 토론 게시판 (구글+연동_
- 나의 휴가관리 (전자결재 GDriveFlow 연동)
- 나의 전자결재함 (전자결재 GDriveFlow 연동)
- 결재 상신하기(전자결재 GDriveFlow 연동)
- 전자결재 보고서(관리자용) (전자결재 GDriveFlow 연동)
- 전체 결재 완료문서 관리(전자결재 GDriveFlow 연동)
- 사내 자료 공유 (구글 드라이브)
- 주소록
- 일정관리 (구글 캘린더)
- 행아웃 채팅


G Suite New 사이트 도구로 제작된 기업용 인트라넷 포털 (전자결재 포함)


[G Suite Enterprise 업데이트 소식] 행아웃 Meet에서 실시간 스트리밍 기능 제공

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 13. 오후 5:24

많은 회사들이 회사 전체의 온 핸드 또는 온 보딩 (onboarding) 교육과 같이 많은 사람들에게 메시지를 전달해야하는 중요한 회의를 갖고 있습니다. 이제 G Suite Enterprise 사용자는 이러한 요구를 지원하기 위해 회의를 스트리밍 할 수 있습니다.

G Suite Enterprise 도메인의 회의 주최자는 일정에서 회의에 라이브 스트리밍을 활성화하고 청중을 초대 할 수 있습니다.



스트림 URL을 사용하면 도메인 내 최대 10 만 명의 사용자가 웹이나 모바일 장치에서 회의를 볼 수 있습니다. 행 아웃 Meet에서 실시간 스트림 지원이 다음 몇 주 안에 시작됩니다. 준비가 되면 회의 참가자는 모든 사람이 볼 수 있도록 라이브 스트림을 시작할 수 있습니다.




회의에 실시간 스트리밍을 추가하는 기능은 관리 콘솔에서 조직 단위 (OU)별로 제어 할 수 있습니다. 이렇게하려면 관리 콘솔을 열고 앱> G Suite> Google 행아웃으로 이동하여 '설정 충족'을 클릭합니다. 여기에서 '회의를 스트리밍하도록 허용'을 선택합니다.이 설정은 기본적으로 사용하도록 설정되어 있습니다.

실시간 스트리밍 비디오 미팅에 대한 자세한 내용은 도움말 센터를 참조하십시오.

실행 세부 정보
트랙 해제 :
  • 관리 콘솔 설정 : 신속 출시 및 예정 출시로 시작
  • 최종 사용자 설정 : Rapid Release로 시작, 예정 출시와 함께 2 주 만에 출시
버전 :
  • G Suite Enterprise 및 G Suite Enterprise for Education 버전에서만 사용할 수 있습니다. 무료 라이센스는 회의 녹음 또는 라이브 스트리밍에 적합하지 않습니다.
롤아웃 속도 :
  • 전체 출시 (기능 공개 여부 확인을 위해 1 ~ 3 일)


참고: 위 내용은 구글 공식 블로그를 번역한 것입니다. 



[G Suite Update 소식] 팀 드라이브에 새로운 콘텐츠 관리자 역할 제공

게시자: Charly Choi, 2018. 9. 12. 오후 9:41   [ 2018. 9. 12. 오후 9:57에 업데이트됨 ]

2018 년 10 월에 팀 드라이브에서 회원 역할에 대해 몇 가지 사항을 변경합니다. 가장 중요한 것은 팀 드라이브에서 파일을 보다 쉽게 관리 할 수있는 새로운 "콘텐츠 관리자"역할을 추가한다는 것입니다. 설정이 적용되면 콘텐츠 관리자가 팀 드라이브의 새 구성원에 대한 기본 역할이 됩니다.

많은 조직에서 팀 드라이브에대하여 이 역할을 요청했습니다. 출시 초기에 최대한 활용하고 수동 작업을 줄이기 위해 현재 '수정 액세스 권한'이 있는 사용자를 콘텐츠 관리자 역할로 이전하기 위해 일회성 마이그레이션을 제공합니다. G Suite 관리자는 9 월 26 일 이전에 이 양식을 작성하여이 마이그레이션을 선택할 수 있습니다.

콘텐츠 관리자 역할은 파일 관리를보다 쉽게 만듭니다.

콘텐츠 관리자 역할을 가진 사용자는 팀 드라이브 콘텐츠를 편집, 재구성 및 삭제할 수 있지만 팀 드라이브 구성원 자격이나 설정을 수정할 수는 없습니다. 콘텐츠 관리자는 새로운 팀 드라이브 회원의 기본 역할로 "전체 액세스 권한"을 대체합니다.

콘텐츠 관리자 및 편집 액세스 권한이있는 사용자에게는 드라이브 파일 스트림을 사용하는 경우 특히 유용한 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.

  • 편집 권한이있는 사용자와 달리 컨텐츠 관리자는 팀 드라이브에서 파일을 재구성하고 삭제할 수 있습니다.
  • 콘텐츠 관리자는 드라이브 파일 스트림의 파일에 대한 읽기 및 쓰기 권한을 가지므로 컴퓨터의 파일 시스템 또는 드라이브 웹 인터페이스를 통해 팀 드라이브 파일을 쉽게 관리 할 수 있습니다. 수정 액세스 권한이있는 사용자에게는 이 액세스 권한이 없으므로 웹에서 팀 드라이브 파일에 액세스해야 편집 할 수 있습니다.
선택 사항 : 9 월 26 일까지 1 회 역할 이전에 조직 등록

드라이브 파일 스트림이 활성화 된 조직에 새 역할을 사용하고 마이그레이션을 선택하는 것이 좋습니다. 그러나 이러한 변화에 대응하기위한 조치는 필요하지 않습니다. 아무 것도하지 않으면 조직의 팀 드라이브 회원의 역할이 10 월에 변경되지 않습니다. 이전을 선택하는 경우 :

  • 조직에서 "편집 액세스 권한"을 가진 팀 드라이브의 구성원 인 모든 개별 사용자 및 그룹은 "콘텐츠 관리자"가됩니다.
  • 조직의 팀 드라이브의 구성원 인 외부 사용자는 내부 사용자도 포함하는 그룹에 속하지 않는 한 마이그레이션되지 않습니다. 내부 사용자가 포함 된 그룹에 속해 있고 해당 그룹이 '액세스 수정'권한이있는 팀 드라이브의 구성원 인 경우 해당 외부 사용자는 콘텐츠 관리자 역할로 마이그레이션됩니다.
이전을 선택하려면 2018 년 9 월 26 일까지이 양식을 작성하여 제출하여 주시기 바랍니다.

양식에 액세스하려면 조직의 G Suite 관리자 여야하며 제목이 "팀 드라이브에서 새 역할 소개"라는 이메일을 수신해야합니다.이 이메일을 받았지만 양식에 액세스 할 수없는 경우 G Suite 지원 및 참조 ID : 78256060.

마이그레이션은 10 월에 이루어질 것입니다

위의 양식을 작성하고 일회성 마이그레이션에 조직을 등록하는 경우 빠른 출시 도메인을위한 2018 년 10 월 15 일과 예정 출시 도메인의 2018 년 10 월 29 일에 조직이 시작됩니다. 점진적 출시가 예정되어 있으므로 해당 날짜 이후 모든 도메인에 도달하는 데 최대 15 일이 걸릴 수 있습니다. 마이그레이션이 수행되면 사용자와 관리자에게 명시 적으로 알리지 않지만 팀 드라이브 멤버십을 볼 때 다른 역할 설명을 볼 수 있습니다.

실행 세부 정보

  • 마이그레이션 응용 프로그램은 2018 년 9 월 26 일까지 열립니다.
  • 이전은 빠른 출시 도메인의 경우 10 월 15 일부터, 예약 된 출시 도메인의 경우 10 월 29 일부터 시작됩니다 (옵트 인 전용 조직의 경우).
버전 :
        G Suite Business, Enterprise, Education, Nonprofit 및 Enterprise for Education 버전에서만 사용 가능
롤아웃 속도 :
        점진적 출시 (기능 공개를 위해 최대 15 일)
임팩트:
        관리자에게만 적용되는 마이그레이션 결정 모든 최종 사용자에게 적용되는 10 월의 전체 출시
동작:
        관리자 조치 제안 / FYI 및 변경 관리 제안 / FYI

위 내용은 구글 공식 블로그 - https://gsuiteupdates.googleblog.com/2018/09/new-content-manager-role-in-team-drives.html 내용을 번역 한 것입니다.

2018 년 9 월 26 일까지 제출할 양식은 아래 내용을 담고 있습니다. 

Google 드라이브는 콘텐츠 관리자가되기 위해 팀 드라이브에서 참가자 역할을 사용하여 조직의 모든 사람을 일회 마이그레이션 할 수있는 기능을 제공합니다. Contributor를 사용하는 사람을 Content Manager로 마이그레이션하면 Team Drive에서 파일을 재구성하고 삭제할 수있는 추가 권한이 부여됩니다.

* 조직의 팀 드라이브에 속한 조직의 모든 사람과 그룹이 마이그레이션됩니다. 조직의 그룹에 도메인 외 멤버가있는 경우를 제외하고는 조직 외부에있는 Contributor 역할이있는 Team Drive 멤버를 마이그레이션하지 않습니다. 그룹에 도메인 외부 회원이 포함되어있는 경우 해당 사용자는 기여자에서 콘텐츠 관리자로 역할을 이전하게됩니다.

조직의 팀 드라이브 구성원 인 조직의 사용자 및 그룹을 참여자 (액세스 권한 편집) 역할에서 새 콘텐츠 관리자 역할로 마이그레이션 하시겠습니까?

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위 양식을 제출하고 나면 제출자 이메일로 아래와 같은 내용의 메일을 수신하게 됩니다.

관리자님께,

팀 드라이브 멤버십 역할에 다음과 같은 3가지 주요 변경사항이 있습니다.

  1. 새로운 역할인 콘텐츠 관리자가 추가됩니다. 이 역할은 콘텐츠를 수정, 재구성 및 삭제할 수 있지만 팀 드라이브 멤버십을 변경할 수는 없습니다.
  2. 팀 드라이브에 추가된 새 멤버의 기본 권한이 전체 액세스에서 콘텐츠 관리자로 변경됩니다.
  3. 모든 역할의 이름이 업데이트됩니다.

2018년 10월부터 팀 드라이브의 역할이 다음과 같이 변경됩니다.

  • 관리자(기존 '전체 권한')
  • 콘텐츠 관리자(새로운 역할, 팀 드라이브에 추가된 새 멤버의 기본 역할)
  • 참여자(기존 '수정 권한')
  • 댓글 작성자(기존 '댓글 작성 권한')
  • 뷰어(기존 '보기 권한')

귀하가 취해야 하는 별도의 조치는 없지만, Google에서는 조직에서 참여자 역할을 가진 모든 사용자를 콘텐츠 관리자로 변경할 기회를 1회 제공합니다. 사용자의 역할이 참여자에서 콘텐츠 관리자로 변경되면 팀 드라이브에서 파일을 재구성하고 삭제할 수 있는 추가 권한이 부여됩니다. 콘텐츠 관리자는 드라이브 파일 스트림에서 파일을 읽고 수정할 권한을 갖습니다. 참여자 역할을 가진 드라이브 파일 스트림 사용자는 파일을 수정하려면 웹에서 팀 드라이브 파일에 액세스해야 합니다. 그러므로 드라이브 파일 스트림 사용자에게는 콘텐츠 관리자 역할이 더욱 유용합니다.

조직에서 참여자 역할을 가진 모든 사용자*를 콘텐츠 관리자로 변경하려면 2018년 9월 26일(수요일)까지 이 양식을 통해 답변해 주세요.

아무 조치도 취하지 않으면 참여자 역할을 가진 사용자는 변경 이후에도 동일한 권한을 갖게 됩니다.

새로운 역할은 모든 모바일 및 웹 클라이언트의 최신 버전에서 이용할 수 있습니다. 이전 버전의 드라이브 모바일 앱에서는 콘텐츠 관리자 역할이 지원되지 않으므로 최신 버전으로 업그레이드해야 합니다.

궁금한 사항이 있거나 도움이 필요하면 문제 번호 78256060을 사용하여 G Suite 지원팀에 문의하시기 바랍니다.

감사합니다.

G Suite팀

*조직에서 사용하는 팀 드라이브의 멤버인 조직 내 모든 사용자와 그룹의 역할이 변경됩니다. 조직 외부에 있는 참여자 역할을 가진 팀 드라이브 멤버의 역할은 변경되지 않지만, 조직 내 그룹에 도메인 외부 멤버가 포함된 경우는 예외입니다. 그룹에 도메인 외부 멤버가 포함된 경우, 해당 멤버의 역할이 참여자에서 콘텐츠 관리자로 변경됩니다.

[2단계 인증을 위한 FIDO U2F보안 키 활용-Gmail/G Suite/Facebook 사용자]

게시자: Charly Choi, 2018. 8. 31. 오전 12:16   [ 2018. 8. 31. 오전 12:55에 업데이트됨 ]


Facebook과 같은 SNS 서비스와 Gmail과 같은 클라우드 서비스 사용시 계정 정보 도용 및 유출에 대한 위협이 날로 심화되고 있습니다. 일반적으로 Gmail 계정은 안드로이드 스마트폰과 연동되어 있어서, Google Play Store에서 유료 앱들을 구매할 수도 있습니다.


Google 과 Facebook 에서는 이러한 계정 정보 유출 및 도용 방지를 위하여 2단계 인증 방식을 제공하고 있습니다.


특히 기업용 G Suite 서비스를 사용하는 기업에서는 보안을 한층 더 강화하는 차원에서 2단계 인증 방식을 적용하는 기업들이 늘어나는 추세에 있습니다. Google은 모든 직원들에게 2단계 인증을 위한 USB 보안키를 제공하고 있다고 합니다.


2단계 인증이 필요한 이유

  1. PC방과 같이 PC를 빌려서 사용하는 경우, 서비스 (Gmail/G Suite/Facebook) 계정으로 로그인 할 경우 사용자 계정이 노출 또는 유출 되는 경우 방지

  2. 외부에서 프리젠테이션시 본인 PC가 아닌 타인 PC를 사용하여 로그인을 해야 할 경우 계정 정보 유출 방지

  3. 간혹 Gmail 계정이 유출되어 본인도 모르게 Google Play 스토어에서 게임 아이템을 유료로 결재가 되는 경우 방지

  4. 기타 본인 계정 정보가 유출되어 불법적으로 도용되는 것을 방지

2단계 인증은 불법 피싱을 더욱 철저하게 차단합니다. 2단계 인증을 사용할 경우에는 알고 있는 정보(비밀번호)와 갖고 있는 물건(휴대전화 등)을 함께 사용해야 서비스에 로그인할 수 있습니다. 서비스에 로그인하려 하면 본인 확인을 위해 휴대전화로 인증 코드가 전송됩니다. 하지만 치밀한 해커는 비슷해 보이는 사이트를 만들어 사용자가 인증코드를 Google이 아닌 자신들에게 보내게 만들 수 있습니다. 보안 키는 인증코드 대신 암호 기법을 사용할 뿐 아니라 보안 키가 작동하도록 설정된 웹사이트에서만 자동으로 작동하기 때문에 이러한 종류의 공격으로부터 계정을 더욱 안전하게 보호합니다.

이동통신 서비스에 연결되어 있지 않거나 휴대전화가 꺼져 있을 때에도 이용할 수 있습니다. 보안 키는 데이터 연결 없이 작동하며 열쇠고리에 걸거나 지갑에 넣어 항상 휴대할 수 있습니다.

다음과 같은 경우에는 보안 키 대신 SMS 인증코드만 사용할 수 있습니다.

  • 휴대기기에서만 계정을 사용하는 경우: 보안 키를 사용하려면 USB 포트가 필요하므로, 휴대기기만 사용하는 사람에게는 보안 키를 권장하지 않습니다.
  • Chrome을 사용하지 않는 경우: 보안 키는 Chrome 이외의 브라우저에서는 작동하지 않습니다.





Gmail/G Suite 과 Facebook에서 2단계 인증을 설정하고 USB U2F 보안키를 사용하는 방법을 설명하고자 합니다.



    Google 의 2단계 인증 설정 방법


    1. Gmail 또는 G Suite Gmail 로그인 후 Google 계정 클릭


    2.  Google 에 로그인 선택


    3.  2단계 인증 선택



    4. 2단계 인증 시작하기


    5.  다른 옵션 선택에서 '보안 키' 선택


    6.  보안 키 이름 입력



    등록 완료 후에는 본인 PC나 타인 PC에서 Gmail 로그인 시 2단계 인증으로 USB 보안키 삽입을 요구하게 됩니다. 본인의 PC인 경우는 30일 동안 더이상 요청하지 않도록 설정을 해 놓으면 30일간은 1단계 인증으로 로그인이 됩니다. 타인 PC에서 로그인 시에는 반드시 30일 동안 요청하지 않는 옵션은 선택하면 안됩니다.


    Facebook 의 2단계 인증 설정 방법


    1. Facebook login 후 '설정' 메뉴 선택



    2.  '보안 및 로그인' 선택 



    3.  2단계 인증 사용 '수정' 선택 



    4.  2단계 인증 시작하기 



    5. 보안 수단 선택 '문자 메시지' 선택


    6.  휴대폰 문자 메시지 보안코드 6자리 전송후 입력 완료 




    7.  보안 키  설정



    8. USB 보안 키를 USB 포트에 삽입 

     

    9. Facebook 계정의 암호 입력 



    10.  보안 키 추가 완료



    11.  Facebook 로그인 시도 



    12.  보안 키 삽입 


    13. 브라우저 기억 

         - 본인의 컴퓨터인 경우는  '브라우저 저장' 그렇지 않을 경우는 '저장 안함' 선택 




    Gmail/G Suite/Facebook/Dropbox 2단계 인증 보안 키 사용 동영상 


    YouTube 동영상









    FIDO U2F 보안 키 구입 문의 - sbc.support@sbctech.net/02-557-5265

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    [Google 스프레드시트 팁] ‘텍스트를 열로 분할하기’ 활용하여 MS 엑셀 함수 목록 만들기

    게시자: Charly Choi, 2018. 8. 21. 오후 10:23   [ 2018. 8. 21. 오후 10:24에 업데이트됨 ]

    Google 스프레드시트

    ‘텍스트를 열로 분할하기’  활용


    가끔 정보를 얻고자하는 홈페이지를 방문하여 게시된 텍스트 정보를 복사한 후 스프레드시트에 항목별로 구별하여 테이블 형태로 재 구성하고자 할 경우가 있습니다.

    시트에 재구성된 데이터는 시트의 함수를 활용하여 다양한 통계를 만들 수 있습니다.


    예를 들면, MS 홈페이지 에 아래와 같이 Excel 함수 목록이 텍스트 형태로 게시 되어있습니다.    



    이 홈페이지의 텍스트를  최종적으로 아래와 같이 스프레드시트에 3개의 열로 (유형, 함수 이름, 설명) 분할하여 저장하고자 합니다.


    홈페이지에서 텍스트를 선택하여 복사를 한 후 이를 스프레드시트에 붙여 넣기를 합니다.

    붙여 넣은 텍스트는 ‘텍스트를 열로 분할하기' 기능을 활용하여  열로 분할 할 수 있습니다.


    예). MS 홈페이지에 표시된 ‘재무: 정기적으로 이자를 지급하는 유가 증권의 경과 이자를 반환합니다" 텍스트를 복사한 후 시트에는 “:” 를 구분자로 하여 “재무” “ 와

    정기적으로 이자를 지급하는 유가 증권의 경과 이자를 반환합니다" 두개의 열로 분할하여 저장할 수 있습니다.  ‘텍스트를 열로 분할하기' 기능을 활용하여 분할 기준은 “:” 를

    구분자로 지정하여 자동 분할 할 수 있습니다.


    ‘텍스트를 열로 분할' 기능에서는 구분자로 ‘자동 감지', ‘쉼표', ‘세미콜론',’마침표', ‘공백', 맞춤설정을 선택하여 분할 할 수 있습니다.


    스프레드시트에서 유형, 함수 이름, 설명의 열로 저장되어 있다면, 스프레드시트의 ‘탐색’ 기능을 활용하여 아래와 같은 ‘유형별 피봇 테이블을 쉽게 만들수 있습니다.



    자세한 작업 과정은 아래 동영상 참고


    YouTube 동영상


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