Workspace 업데이트 소식

[업데이트] Google Meet (화상회의) 참석자 추적 (출석 체크) 기능 추가됨

게시자: Charly Choi, 2021. 1. 12. 오후 4:44   [ 2021. 1. 12. 오후 6:32에 업데이트됨 ]

Google Meet 화상 회의 참석자 추적 기능 추가


그동안 Google Meet로 화상회의 또는 온라인 교육시 참석자들의 출석 체크 기능이 없어서 많이 불편해 하였습니다. 


이번에 Google Meet 가 업그레이드 되면서 소위 출석 체크할 수 있는 기능이 추가 되었습니다. 해당 기능의 정식 명칭은 ‘주최자 콘트롤->참석자 추적' 입니다.


주최자가 Google Meet으로 화상회의를 개설 한 후 설정에서 ‘주최자 콘트롤' 의 ‘참석 추적' 을 활성화 시킬 수 있습니다.  





화상 회의 또는 온라인 수업을 모두 종료한 후에는 Google Meet 가 자동으로 ‘참석 보고서' 시트를 주최자에게 이메일로 전송합니다. (회의 종료후 대략 1-2분 후에 이메일이 수신됨)




주최자 구글 드라이브에 '내 드라이브' 하위 폴더 '회의 보고서' 가 생성 되고 해당 폴더에 참석 보고서 시트가 자동으로 생성됩니다.

참석 보고서 시트에는 ‘참석자 이름',’이메일', ‘참여한 총 시간', ‘참여한 시간', ‘종료한 시간' 정보가 담겨져 있습니다. 첫째 열에는 ‘주최자' 정보가 보이고 그 이후에는 참석자들 정보가 표시됩니다. 





이 기능은 Google Workspace Essentials, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus 사용자들과  ‘G Suite for  Education’ 버전에서 사용할 수 있습니다.


Google Workspace Enterprise에서 제공하는 라이브스트림 사용시에도 해당 보고서를 받아 볼 수 있습니다. 


위 버전을 사용하는 사용자들 전체에 적용되고 있으나 점진적으로 적용되고 있기때문에 현재는 일부 사용자들에게만 보일 수 있습니다.

자세한 정보는 구글 도움말 참고

[Google Workspace 업데이트] Gmail 채팅방에 구글 문서 생성 기능 추가

게시자: Charly Choi, 2021. 1. 5. 오후 5:55   [ 2021. 1. 5. 오후 6:16에 업데이트됨 ]

지난 2020년 12월 Google 이 블로그를 통해서 발표한 내용중에 하나입니다.


Google Workspace에 추가될 신 기능중에 하나입니다. 드디어 업데이트 반영되었습니다. (아직 점차적으로 반영되고 있어서 모든 Google Workspace 사용자에게 반영된 것은 아닙니다. 점진적으로 반영되고 있습니다.)


Google Workspace 는 Gmail 안에서 업무에 필요한 도구를 한 곳에 모았습니다. 이번에 업데이트는 Gmail  통합된 채팅방에 ‘구글 문서(Docs, Sheet, Slide) 를 생성 편집할 수 있는 기능이 추가되었습니다.


이 기능을 통해서 협업자들과 공동 문서 편집을 위하여 구글 드라이브로 이동하지 않고 한 화면에서 협업자들과 동시 작업을 할 수 있게 한 것이 특징입니다. 이로인하여 업무 효율이 높아 질 수 있습니다.


‎(블로그)‎ Gmail 채팅방-구글 문서 생성 기능




GCP 기반 Workspace Provisioning (GCP GUMS)

게시자: Frank Jung, 2020. 12. 22. 오후 10:43   [ 2020. 12. 22. 오후 11:25에 업데이트됨 ]

Workspace를 사용하기 위해서는 기본적으로 User, OU, Group 등의 등록이 필요합니다. 

HR 시스템과 연동이 없는 소규모에서는 Workspace Admin Console에서 메뉴얼로 등록하거나 .csv 파일로 일괄 등록해서 사용할 수 있습니다.

하지만 HR (AD, LDAP, RDB 등) 기반으로 인사처리시스템을 자동화하는 회사에서는 사용자 및 그룹 업데이트시 Workspace 의 사용자, 그룹 정보를 자동화하는 연동 솔루션으로 편리하게 Workspace 관리할 수 있습니다.

구글 Workspace 에서는 AD나 LDAP 사용시 연동을 제공하는 Google Cloud Directory Sync 툴이 제공됩니다. 

GCP GUMS 의 경우 RDB를 기반으로 하는 사용자, 그룹등을 연동을 자동화하는 솔루션 입니다.

아래 이미지는 간략한 GCP 에서 Source DB와 Workspace 를 매핑해 사용자, 그룹, 조직, Classroom 연동을 보여주는 화면 입니다.

[GCP GUMS 솔루션의 장점]
  • Google GCP 에서 기동되는 안전하고 강력한 보안 환경에서 동작
  • 다양한 RDB Source 연동 지원 가능(MySQL, Cloud SQL, PostgreSQL..)
  • 간편한 매핑 환경설정으로 빠른 연동 환경 구축
  • 연동시 OU, User, Groups, Classroom 등의 회사 정책에 맞는 기본 속성 설정 
  • 연동 배치 스케쥴, 직접수행 옵션 지원
  • 연동 로그 지원으로 Error 등의 동기화 문제 확인 및 정상 동기화된 로그 확인
  • 전문 (GCP, Workspace ) 엔지니어 기술지원으로 맞춤형 연동 서비스 제공
  • 픙부한 On-premise 연동 프로젝트를 경험으로 안정적이고 다양한 솔루션 제공
  • 지속적인 사용자 Feedback을 기반으로 솔루션 업데이트

[ 제품 간략 Demo 이미지] 

















[Google Workspace 생산성 향상을 위한 팁4] Gmail에 통합된 Chat과 Google Chat은 다르다?

게시자: Charly Choi, 2020. 12. 22. 오후 8:40

Google Workspace 에서는 실시간 협업 도구로 Google Chat (채팅) 서비스를 제공하고 있습니다. 

이전 G Suite 에서는 Classic Hangout 과  Hangout Chat 명칭으로 제공 되었던 서비스입니다. 


이 Google Chat을 사용하는 방법에는 2가지가 있습니다. 그런데 이 사용하는 방법에 따라서 기능적인 차이점이 있다는 사실을 알고 계신가요?  


‎(블로그)‎ ‎[Google Workspace 생산성 향상 팁4]‎ Gmail에 통합된 Chat과 Google Chat은 다르다?


NAS (Windows Server) Data Migration to Google Shared Drive

게시자: Frank Jung, 2020. 12. 21. 오후 11:06

Nas 스토리지 서버의 대용량 데이터를 Google Drive의 공유 드라이브로 옮기는 방법에는 여러가지 구글에서 제공되는 Tool이 있습니다.

데이터 크기, 기간, 비용등을 고려해 적합한 마이그레이션 도구를 선택할 수 있습니다.

1) upload on Google Drive web page, 
2) Use Backup & Sync.
3) Customized an application through Google Drive API
4) Google Workspace Migrate

기존 고객사로에서 NAS 에서 15TB 가량의 데이터를 Google Workspace 의 공유 드라이브로 마이그레이션 요청이 있었습니다.

해당 마이그레이션의 특징은 local 에서 gsutil 를 이용해 GCP의 GCS(Google Cloud Storage)에 데이터 업로드 GCS 에서 오픈소스 rclone 을 이용해 Workspace Shared Drive 로 옮기는 사례입니다.



[프로젝트 개요]

Objective : 총 15TB 가량의 Data들을 Windows server Local에서 Gdrive로 Migration 해야 하는 상황,


Local의 File이 Gdrive와 같은 상태를 유지하는 것(최신 상태)이 가장 큰 issue.


Migration중에도 직원들이 Local파일들을 사용할 수 있어야 함.


Source는 다수 folder로 나뉘어져 있었으며 폴더 중에는 제외해야할 폴더가 존재하는 경우도 있었음.



Process :1. Source 파일을 Local->GCS Migration


     2. GCS -> Gdrive로 Migration


     3. Sync process로 Local -> Gdrive 간 최종 동기화 및 검증


    4. Gdrive 사용 시작


[Solution]

  • Migration은 GCS(Google Cloud Storage)를 경유하여 진행하는 것으로 결정 



  • Local -> Gdrive로 곧바로 Transfer 시에는 Local network의 불안정함에서 오는 Risk가 존재, Error 발생시마다 upload를 재개, upload된 파일과 안된 파일을 구별하는 것에도 적지않은 시간이 소요됨.


  • In addition, Google Drive API는 대량의 파일 전송에 특화되지 않음. API call 제한, upload 용량 제한 등 제약사항이 존재

-> GCS는 대량의 Upload에 특화됨, Multi-thread upload, retry handling, resumable upload, upload capacity 등..


  • So  대량의 파일을 Local->GCS upload 후, GCS -> Gdrive로 Migration해 Google internal network 간 Migration으로 Local network에서 오는 Risk를 줄일 수 있다.


[case]

Local -> GCS는 gsutil을 이용해, GCS -> Gdrive는 rclone을 이용해서 Migration하기로 결정.


  • Gsutil은 GCP에서 제공하는 공식 GCS Tool이기 때문에 안정성이 높고 Performance가 보장되어 있음.


  • Rclone은 open-source인 storage migration Tool로 GCS -> Gdrive 간 migration을 지원하는 공식 Tool이 없기 때문에 시중에 나와있는 Tool 중에는 가장 인지도가 높아 선택.




[해당 마이그레이션 솔루션 장점]

  • 비교적 전문 마이그레이션 Third Party 제품보다 저렴한 비용
  • 전문엔지니어(GCP, Workspace) 기술지원을 통한 안정적이고 맞춤형 마이그레이션
  • GCP 전용 Utility 프로그램과 Open Source Tool을 통한 빠르고 안정적인 마이그레이션
  • Workspace Drive 일일 공유드라이브 750G limit에 따른 최적화된 마이그레이션
  • 마이그레이션 후 변경된 데이터를 위한 추가 동기화 ( Windows Server and Google Drive ) 지원


[Google Meet 화상회의 업데이트] 화상회의 품질도구 업그레이드

게시자: Charly Choi, 2020. 12. 15. 오후 5:31

Google Meet (화상회의) 품질도구


Google Workspace 관리자 콘솔을 통해서 Google Meet 화상회의 관련 상세 정보 확인 기능입니다.


관리자 콘솔에서 아래와 같이 Google Meet 화상회의 관련 상세 정보 확인이 가능합니다.


  • 회의기준 또는 참여자 기준의 상세 정보 보기

  • 참여자 회의 참여 활동 내역

  • 참여자의 화면 공유 활동 내역

  • 참여자의 오디오 상태 내역

  • 참여자의 네트워크 및 시스템 상태 

  • 참여자의 영상 상태 


이 상세 정보를 통해서, 화상회의에 참여하는 참여자들의 상세한 정보를 얻을 수 있습니다.


예). 참여자가 온라인 회의하는 동안에 실제 참여 시간, 화면공유 활동, 어떤 기기로 참여 했는지, 영상 회의 화면의 해상도는 얼마인지, 네트워크 상태는 어떤지 등등 알수 있음


관리콘솔 ->앱 -> Google Workspace -> Google Meet 설정 -> 회의 품질 도구 






회의/참여자/Google Meet 기기 별 상세 정보 보기



회의별/참여자 상세 정보 보기 


참여자 활동중 화면공유 및 녹화 상태 보기 



오디오 상태 보기 


네트워크 및 시스템 상태 보기



영상 상태 보기 


화면 공유 상태 보기 





[Google Workspace 생산성 향상 팁3] Google Workspace 란 이런 것이다.

게시자: Charly Choi, 2020. 12. 10. 오후 8:22   [ 2020. 12. 10. 오후 8:42에 업데이트됨 ]

Google Workspace는 원격 근무, 재택 근무와 같이 분산된 환경에서도 업무를 효율성 있게 볼 수 있도록 지원하는 도구들의 집합입니다.

이전 G Suite 과는 다르게 Google Workspace는 원격 근무에 가장 필요한 업무 도구들 (채팅, 채팅방, 화상회의, 문서 협업 도구, 캘린더, 메모, 할일, 주소록)을 하나의 U/I (Gmail)에 통합을 한 것이 가장 큰 특징이라고 할 수 있습니다.

Gmail 안에서 윈도우를 빠져나가지 않고도, 모든 업무들을 볼수 있도록 설계되었습니다. 아래 영상은 실제로 하나의 화면에서 다양한 업무 형태를 보여주고 있습니다. 

아래 유튜브 영상에서는 Gmail 안에서 아래와 같은 작업을 하는 과정을 보여주고 있습니다. 

1. 1:1 채팅으로 업무 보고 및 문서 공동 편집 작업
2. 모바일 Gmail안에서 '영업부' 팀원들에게 캘린더 일정 공유
3. "내회의" 확인하고 바로 회의에 참여하기
4. '연구소' 팀원간에 문서 공유 및 공동 협업 작업과 연구소 파일 관리 
5. "전사 게시판' 활용 하여 투표하기
6. 채팅봇 활용하여 전자결재 알림 받기
7. Gmail 본문 안에서 직접 결재하기



YouTube 동영상




Windows Device Management 기능 소개

게시자: Frank Jung, 2020. 12. 8. 오후 9:47   [ Sunghoon Byun에 의해 업데이트됨(2020. 12. 22. 오전 12:35) ]

예를 들면,   “사내에서 허용된 Window 컴퓨터만 사용하여 원격에서 근무시 내부 보안자료 USB 메모리 복사 유출 차단, 퇴사자 컴퓨터 또는 도난당한 노트북 원격에서 데이터 완전 삭제 조치하고자 합니다"

Google Workspace Enterprise/Enterprise Plus 에서 제공하는 Windows Device Management 는 아래와 같은 기능을 제공합니다.

  • 물리적인 H/W 통제

    • 외장 USB 메모리를 통한 자료 유출 차단. USB 메모리에 읽기/쓰기 금지, 읽기는 허용, USB 메모리 사용자체 금지 등

    • 내장형 카메라 사용 금지

    • 네트워크 통제 - WiFi, 블루투스, VPN 통제

    • 기기를 분실 또는 사용자가 퇴사한 경우 기기 데이터 완전 삭제


  •  S/W 통제

    • Windows 용 자동 업데이트 관리 

    • 맞춤 설정으로 윈도우 앱 설치/차단 통제 

  • 기기 감사 로그 

    • 세부정보 보기

  • Google 계정 사용자 로그아웃 시키기

  • BitLocker 암호화 사용 설정

  • 계정 권한 설정하기



Windows Device Management (Window 기기 관리)에 대해 간략히 어떤 작업등을 할 수 있는지 안내드립니다. (  Workspace Enterpise 에서만 제공)
해당 기능은 최근 고객사에서 좀 더 강화된 보안을 유지하기위해 회사에서 제공되는 PC (Windows 10 PRO 이상) 를 관리자가 중앙에서 관리하기 위해 Workspace Enterprise 버전으로 Windows 기기 관리를 설정한 사례입니다.

고객사는 아래의 항목등을 중앙에서 제어가 주요 Needs 였습니다.
  • GCPW (Google Credential Provider for Windows) 를 이용해서, Workspace 계정으로 Windows 에 로그인할 수 있도록 수동으로 설정하기 (+ PowerShell 로 편하게 PC에 배포하기) -
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자가 아무 프로그램도 설치하지 못 하도록 강제하기
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자가 특정 프로그램을 설치하지 못 하도록 강제하기 (그 외 모든 프로그램은 설치 가능)
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자가 어떠한 프로그램도 설치하지 못 하도록 강제하기
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자가 혹은 특정 프로그램만 설치 (및 업데이트) 가능하도록 하기 (그 외 모든 프로그램은 설치 불가)
  • Workspace 에서 관리되는 Windows 기기에 회사에서 원하는 프로그램을 강제로 설치하기
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자의 PC가 USB 인식 자체를 못 하도록 막기
  • Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자의 PC가 USB 가 인식은 되지만 Read 만 되고 Write 는 안 되도록 막기
  • 컴퓨터가 껐다 켜지면 매번 2단계 인증을 수행하도록 강제화
  • 컴퓨터의 바탕화면 및 로그인 화면 회사에서 설정
  • Windows 컴퓨터를 관리자가 승인한 이후부터 해당 기기가 회사 설정과 sync 되도록 설정
  • 직원들의 컴퓨터 모니터링 (사용 로그 확인, 원격에서 로그아웃시키기, 원격으로 wipe out 하기)
위의 기능은 Windows Device Management  에서 제어가 가능합니다.

GCPW (Google Credential Provider for Windows) 를 이용해서, Workspace 계정으로 Windows 에 로그인할 수 있도록 수동으로 설정하는 방법입니다. (모든 Workspace 버전에서 제공)

가장 먼저,  https://tools.google.com/dlpage/gcpw 에 접속해서, 구글에서 배포하는 소프트웨어를 Windows 10 Pro PC에 설치해야 합니다.


GCPW (Google Credential Provider for Windows) 를 이용해서, Workspace 계정으로 Windows 에 로그인할 수 있도록 수동으로 설정합니다.

설치가 완료되면, 아래 경로의 3개 파일이 반드시 생성된 것을 확인해야 합니다.
C:\Program Files\Google\CredentialProvider\version number\Gaia.dll
C:\Program Files\Google\CredentialProvider\version number\gcp_setup.exe
C:\Program Files\Google\CredentialProvider\version number\gcp_eventlog_provider.dll



windows 명령어인 regedit 편집기를 사용해 Workspace domain (예: sbctech.net) 을 domains_allowed_to_login(SOFTWARE>Google>GCPW) key를 만들어 값 (예:sbctech.net) 을 입력합니다.




그럼 Workspace 의 가입도메인 계정의 사용자만 해당 PC에 접속을 하게 됩니다.

자세한 내용은 GCPW 구글공식 매뉴얼을 참고하십시요.



Workspace 로 Windows 에 로그인한 사용자의 PC가 USB 인식 자체를 못 하도록 막는 가이드 입니다.

관리자 콘솔의 Devices > Settings > Windows Settings 의 Custom settings 에서 설정합니다.






조직 (OU) 단위로 해당 조직에 속한 사용자들의 PC를 제어할 수 있습니다.


OMA-URI 를 검색하는 란에 AllowStorageCard 라고 텍스트를 입력하면, MS 에서 제공되는 설정이 자동완성으로 나타납니다.



원하는 이름을 입력 하고 Integer 를 선택한 후, Value 에 0 을 입력합니다. (1 은 활성화, 0 은 비활성화)  NEXT 를 클릭합니다.




필요하면 특정 조직만 적용을 선택합니다.


아래와 같이 USB가 PC에서 허용되지 않음을 확인할 수 있습니다.




위와 같은 방법으로 OMA-URI(Open Mobile Alliance Uniform Resource Identifier)  를 검색해 다양한 Widnows PC를 회사 정책에 맞춰 제어할 수 있습니다.

[구글 제공 도움말]





Google Workspace 맞춤형 구글캘린더 사례

게시자: Frank Jung, 2020. 12. 8. 오후 6:54

구글 캘린더는 많은 홈페이지나 블로그등에서 사용되고 있습니다.


특히 Google Workspace를 사용하는 회사나 학교 홈페이지에서도 Workspace 캘린더를 추가해 회사 일정 안내, 각종 행사일정 용도로 사용하고 있습니다. 


이때 기본 지원되는 구글 캘린더를 iframe 형태로 직접 삽입하는 경우 Google logo 표시 등 기존 캘린더 디자인과  회사 홈페이지의 디자인이 서로 어울리지 않게 보여질 수도 있습니다.


이를 Google Workspace script를 활용해 회사에 맞는 디자인으로 Web과 Mobile 모두 최적화된 캘린더를 맞춤형으로 만들 수 있습니다.



아래 이미지는 요청받은 디자인을 기반으로 SBC 캘린더에서 일정 내용을 Workspace Script를 통해 불러온 사례입니다.


해당 프로그램은 일정 등록 및 수정은 Google Workspace 내에서만 가능하고 홈페이지에는 맞춤형 디자인으로 보여주기만 가능합니다.











[백서] Google Workspace Enterprise 사용해야 하는 이유 13가지

게시자: Charly Choi, 2020. 12. 7. 오후 5:09   [ 2020. 12. 7. 오후 5:09에 업데이트됨 ]


본 백서의 목차입니다.

아래 설문후 다운로드 링크 전송됩니다.

Google Workspace Enterprise 사용해야 하는 이유 13가지



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