Apps Update

Google Docs, Sheets, Slides 배포기능 인터페이스 업데이트

게시자: Frank Jung, 2014. 9. 2. 오후 9:43

Google Docs, Sheets, Slides 배포기능 인터페이스 업데이트 (Posted: 9/02/2014)


이 기능은 오래전에 구글에서 작성된 문서, 슬라이드, 시트등을 쉽게 소셜, 웹사이트에 배포하기 편리한 기능으로 자주 사용했던 기능 이었습니다.


새로운 구글시트에서는 전체 문서를 공개하지 않고 특정 시트와 차트만도 배포하는 기능이 추가되었습니다.


직접 해당 문서를 배포하는 내용을 정리해 보았습니다.


- 파일 메뉴에서 웹에 게시 항목을 선택합니다.


publishing1.png




- 아래와 같이 웹에 게시 팝업창이 나타납니다. 링크로 게시할지 임베드(사이트에 포함) 할지를 결정해서 게시준비를 합니다.






- 링크를 클릭하면  문서의 URL과 함께 소셜 Google+, 메일, Facebook, Twitter 의 아이콘이 나옵니다.




- Google+에 게시해 봅니다.




- Google+에 공유된 화면





- 이번에는 임베드 메뉴를 선택해서 Google Sites에 추가해 봅니다

HTML iframe 코드를 복사해서 사이트에 붙여 넣습니다.



.



- 사이트의 빈 페이지에서 상단에 있는 HTML 메뉴에서 복사한 <iframe> 내용을 붙여 넣습니다.






- 아래와 같이 Google 가젯이 사이트에 추가됩니다.






- 페이지를 저장하면 아래와 같이 작성된 문서가 자동으로 표시 됩니다.





- 이번에는 게시된 내용을 게시중지버튼을 눌러 게시된 내용을 취소해 봅니다.





- 아래와 같이 Google Sites의 페이지에서 게시 되었던 내용이 보이지 않습니다.






- Google+에 게시된 내용역시 클릭할때 게시되지 않은 문서라고 표시됩니다.



해당 기능을 이용하면 마케팅등의 자료를 쉽게 소셜이나, 웹에 추가해 홍보에 도움이 될 수  있는 장점이 있습니다. 

또한 회사 내부에서 운영하는 보안된 사이트에서도 특정 Sales Report등을 쉽게 팀원간에도 공유할 수 있습니다.


새로운 내용의 컨텐츠가 계속해서 업데이트될 때도 내용만 수정하면 자동으로 업데이트된 정보가 반영되어 번거롭게 내용을 수정 후 다시 올리는 불편함을 해소할 수 있는 유용한 기능입니다.


Google Apps에서 공유하는 모든 방법

게시자: Charly Choi, 2014. 9. 1. 오후 11:25

부제:공유기능은 구글드라이브에서만 존재하는 것은 아니다!  

Google Apps 사용자들은공유기능 하면 구글드라이브를 떠올릴 것으로 생각한다. 이 말은 즉, Google Apps에서의 공유 기능은 구글드라이브에서만 제공되는 것으로 알고 있는 것이다.


Google Apps 서비스(주로 지메일/주소록/캘린더/구글드라이브)들을 사용하다 보면 구글에서는 Google Apps 를 설계 할때 부터 구글드라이브 뿐만아니라 다른 모든 서비스들도 개인을 위한 서비스 보다는 협업 및 공유 개념을 처음부터 고려 했던 것을 느낄수 있다.


Google Apps 에서는 일관성있게, ‘지메일/주소록/캘린더/구글드라이브’ 에서 공유 기능을 제공하고 있었으나, 대부분은 구글드라이브내의 문서나 폴더 만을 공유하는 기능만을 주로 사용해 왔었던 것이 사실.


본 문서에서는 Google Apps 서비스 중에서 구글드라이브에서 제공하는 공유 기능 외에도 반드시 알아야 할 공유 기능들을 설명하고자 한다.

구글앱스에서 공유 하는 모든 방법


[구글앱스에서 아래아 한글 (HWP) 지원]

게시자: Charly Choi, 2014. 8. 22. 오전 12:08

이번에 새롭게 업그레이드 된 구글드라이브 및 통합뷰어에서 아래아 한글(HWP)를 지원하기 시작을 하였습니다.


구글드라이브에 저장되는 문서는 궁극적으로는 뷰잉이 가능해야하고, 내용 검색이 가능해야 하고, 구글문서로 변환이 가능해야 실질적인 지원이 된다고 말할 수 있습니다.


이번에 새롭게 업그레이드된  구글드라이브 및 통합뷰어에서는 위 3가지 모두 만족을 하고 있음을 확인 하였습니다.




[행아웃을 비즈니스에서 활용할 수 있는 방법 10가지]

게시자: Charly Choi, 2014. 8. 17. 오후 11:46

행아웃-비즈니스 활용 10가지 방법


Google Apps for Unlimited 에서 Spreadsheet Gscript를 통한 편리한 log 검색

게시자: Frank Jung, 2014. 8. 15. 오후 9:02

구글앱스 언리미티드 버전에서만 제공되는 기능으로 드라이브에 대한 감사 로그를 확인하는 관리자 보고서 기능이 제공됩니다.
즉 문서를 생성, 수정, 삭제, 폴더 추가 등등의 회사에서 추가되는 문서에 대한 모든 로그를 제공함으로 문서에 대한 보안기능을 강화했습니다.

이 기능을 구글앱스의 Google apps script를 통해 스프레스시트에서도 동일하게 검색할 수 있습니다. 
이 기능을 이용하면 관리자는 맞춤형 추출된 데이터를 쉽게 저장하고 관리할 수 있습니다. 또한 보다 세부적인 로그 검색을 통해 문서보안을 강화할 수 있습니다.
 
아래는 주요 특징입니다.

The Drive audit log lists every time your domain's users create, update, delete, or share Drive content. This includes content you create in Google Docs, Sheets, Slides, and other Google Apps, as well as content created elsewhere that you upload to Drive, such as PDFs and Word files.


The tool fetches the following information.
  • User—The user who performed the activity.
  • Event Name—The action the user performed, such as Create or Edit.
  • IP Address—The IP address from where the user performed the activity.
  • File Type—The type of Drive file the activity involves.
  • Document Id
  • Document Title
  • Owner—The user who owns the file.
Admin can use this tool to fetch the log between a date range for a particular user or all users in the domain with specific or all events.

- Demo Screen.

  • 스프레드시트에 적용된 스크립트 초기 화면


  • 오른쪽에 추가된 검색 필터 화면 (추가된 폴더, 문서 추가, 삭제, 변경, 휴지통, 업로드, 공유권한 변경 등등 세부 event log 검색 조건 )

  • 스프레드시트에서 스크립트 메뉴 ( report : 검색조건 초기화 , Clear active sheet : 추출된 데이터 초기화)

  • 테스트용 문서 생성 ( 드라이브에 테스트 문서 생성)


  • 테스트용 문서 검색 - 기본적으로 제공되는 관리자 보고서 화면에서의 Report 검색 화면 ( 새로 추가된 문서 결과를 보여줌)


  • 새로 개발된 스프레드시트에서의 검색화면 (동일한 검색 결과 - 추가적으로 맞춤형 검색결과 : Email, 접속IP, Event, 문서 id, 제목, 문서 Type) 



  • 새로운 폴더 추가시 검색 결과




- 아직은 제공되고 있지 않으나 앞으로 계속해서 "제목별 검색" 등등의 관리자가 좀더 편리하게 문서의 보안을 관리하기 위한 편리한 기능들을 추가할 계획입니다.  


사용자 계정 신규 추가시 Gmail 설정 및 도움말 기능

게시자: Frank Jung, 2014. 8. 8. 오전 12:41

최근에 업데이트된 기능으로 구글앱스에서 사용자를 신규로 추가했을때 추가된 사용자는 처음 메일에 접속해서 간단하고 유용한 메일 도움말을 확인할 수 있습니다.

이 기능은 신규직원이 입사해서 구글앱스에 대한 교육을 전혀 받지 못하고 처음으로 바로 메일에 접속해서 업무를 시작할때 아주 유용한 기능이라고 생각됩니다.

구글 Gmail은 처음 접하는 사람에게는 많은 기능이 있어 거의 대부분 사용하지 못하고 있는데 직관적인 도움말과 꼭 설정해야하는 기능을 소개해줌으로 처음을 접하는 직원이라도 쉽게 Gmail을 사용할 수 있습니다.

아래는 설정 방법 입니다.

- 메일 하단에 설정 진행률이 나타납니다. 하나하나 클릭할때마다 안내와 함께 완료 표시로 전환됩니다.


- 처음 서명 설정을 누르면 환경설정의 서명 입력 화면으로 이동합니다.


- Gmail 사용법 알아보기를 누르면 팝업으로 각 레벨별로 도움말이 나타납니다. 

- 각 레벨을 학습완료 할때마다 레벨완료의 메시지가 나옵니다.


- 프로파일 이미지 변경을 누르면 프로파일 설정 팝업창이 나타납니다


- 모든 설정이 완료되면 완료의 메시지가 나타납니다.


- 마지막으로 새 이메일 주소를 지인들께 알려주는 아이콘을 클릭하면 메일 본문에 친절하게 메일 주소 안내를 보여줍니다.



위의 내용과 같이 새로운 직원분이 입사했을때 구글앱스 관리자의 업무를 덜어줄 수 있는 유용한 기능이 추가되었습니다.
 

Classroom for Google Apps for Education 소개 동영상

게시자: Frank Jung, 2014. 8. 7. 오전 11:40   [ 2014. 8. 7. 오전 11:42에 업데이트됨 ]

Classroom for Google Apps for Education 소개 동영상.

자세한 Classroom 활용 데모 동영상 입니다.

선생님께서 수업자료를 구글 드라이브나 Youtube를 통해 공유하고 숙제등의 feedback을 바로 바로 확인할 수 있는등의 학교수업에 특화된 LMS 시스템 입니다. Google Apps for Education을 사용하시는 교육기관에서 유용하게 활용될것 같습니다. 


http://youtu.be/7Afkay2Tr4k

Classroom for Google Apps Education




구글 스프레드시트에서 일정 관리 Script

게시자: Frank Jung, 2014. 7. 20. 오전 3:52   [ 2014. 7. 20. 오전 4:34에 업데이트됨 ]

구글 스프레드시트 일정 관리 스크립트는 회사의 특정 일정을 구글 스프레드시트에 정리해서 이를 특정 캘린더(세미나, 교육 , Workshop 캘린더, 부서별 회식 등등 캘린더)와 동기화 하여 캘린더를 열지 않고도 편리하게  일정을 관리하는 스크립트 입니다.
 
저희 SBC도 정기교육과 분기별 세미나를 이 스크립트를 통해 편리하게 관리할 수 있게 되었습니다. 

동영상 파일에서 자세한 실행방법의 DEMO를 보실 수 있습니다.



Event Publishing SBC


구글드라이브에서 사용자가 완전히 삭제한 파일 복원 방법

게시자: Charly Choi, 2014. 7. 18. 오전 12:02

구글드라이브 사용자가 완전히 삭제한 파일 복원 방법


관리자 콘솔에서 사용자 확장 정보 등록

게시자: Frank Jung, 2014. 7. 16. 오후 6:10   [ 2014. 7. 16. 오후 6:13에 업데이트됨 ]



관리자 콘솔에서 사용자 확장 정보 등록


기존에 구글앱스 사용자를 등록할때 간단한 정보만을 등록할 수 있었습니다.

예를 들어 성, 이름, Email 으로만 기본 정보를 입력해 사용했습니다.

추가적인 정보 전화번호, 직책, 부서, 등의 회사에서 필요한 정보를 등록하려면 개인이 Google+ Profile 정보에 입력하거나 관리자가 Directory API를 통해서만 Rich profile 정보를 입력할 수 있었습니다.


이번에 추가된 기능으로 주소록의 기능을 좀 더 강화하게 되었습니다.


아래는 직접 사용자 추가와 일괄로 사용자 추가 방법을 소개드립니다.



직접 사용자 추가하기


1. 관리자 콘솔에서 사용자관리로 들어간 후 우측상단의 사용자 추가 아이콘을 클릭합니다.


rich12.png


2. 기본 정보를 입력 후 추가 정보 버튼을 클릭합니다.


rich8.png



3.  전화번호 정보와 주소 정보를 입력 후 다음 버튼을 클릭합니다.


rich9.png




4. 직책정보와 부서정보를 입력합니다. 그리고 사용자 만들기 버튼을 클릭 합니다.


rich10.png


5. 개인 프로파일 정보에 전화번호와 부서정보가 표시됨을 확인할 수 있습니다.


rich11.png


사용자 일괄등록하기



1. 여라사용자를 한번에 추가 업테이트를 선택해서 일괄적으로 등록할 수 있습니다.


rich1.png

2. 1단계에서 CSV로 다운로드 버튼을 클릭해 샘플 CSV파일을 받습니다.


rich2.png


3. 아래의 csv 형식에 맞춰서 사용자 데이터를 입력합니다.


First Name, Last Name, Email, Address Password, Secondary Email, Work Phone 1, Home Phone 1, Mobile Phone 1, Work address 1, Home address 1, Employee Id, Employee Type, Employee Title, Manager, Department, Cost Center


rich6.png



4. 개인 프로필 정보에서 전화번호 정보와 부서 정보를 확인합니다.


rich5.png




주소록에서 등록된 정보 확인하기



1. 메일에 있는 주소록의 디렉토리에서 전화번호, 부서, 직책등을 등록한 내용을 조회할 수 있습니다. 디렉토리 정보는 등록 후 반영되는데 24시간이 소요될 수 있습니다.


rich13.png


2. 김주희 CMO의 세부 정보를 확인합니다.

rich14.png


3. 홍주환 부장의 세부정보를 확인합니다.

rich15.png


위에서 설명한 내용과 같이 Rich profile 추가 기능으로 회사내의 직원들의 정보를 유용하게 활용할 수 있습니다.


출처 :

http://googleappsupdates.blogspot.kr/2014/07/richer-profile-information-with.html

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