Google Apps for Work Update


[10만명 규모의 미국 제조업체의 상징인 '월플' 사] Google Apps를 적용한 사례

게시자: Charly Choi, 2016. 5. 3. 오후 4:52   [ 2016. 5. 3. 오후 4:53에 업데이트됨 ]

 
미국에서 가장큰 가전 제조업체중에 하나인 월풀 (직원수가 약 10만명)이 구글앱스를 도입한 사례. Full story 입니다. 


YouTube 동영상



Full Story -  goo.gl/uW3RlX

[팁-구글 드라이브] 에버노트 데이터 일괄로 구글 드라이브로 이전하기

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 21. 오후 10:09

클라우드 기반 스토리지 또는 메모, 웹 저장 서비스를 사용하는 기업이나 개인들의 가장 큰 고민 중에 하나는, 가능하면 하나의 서비스로 통일해서 일관되게 그리고 안전하게 사용 및 관리하고자 하는 경우입니다.


이번에 소개하는 솔루션은 Evernote 의 데이터를 Google Drive로 백업 (PDF 파일로 저장) 할 수 있는 무료 서비스입니다.  아무래도 Evernote 에 저장되는 저장 구조 및 포맷은 표준 포맷이 아닌 Evernote의 고유의 구조를 사용하고 있기 때문에, 구글 드라이브와 같은 다른 클라우드 서비스로 이전하기 위해서는 표준 포맷이 필요하겠지요. 이 솔루션에서는 표준 문서 포맷인 PDF 를 이용합니다. 따라서, Evernote의 모든 노트들은 내 구글 드라이브에 저장할 때는 자동으로 PDF 포맷을 저장이 됩니다.


CloudHQ.net사는  각종 클라우드 시스템간의 양방향 또는 단방향 동기화 및 데이터 백업을 실현하여 주는 서비스를 무료 (15일간 개인 사용자 무료 사용 가능) 및 유료 서비스를 제공하고 있습니다. (https://www.cloudhq.net/google_apps/solutions)


이 서비스를 통해서 Evernote 에 저장된 모든 노트들을 일괄로 내 구글드라이브로 옮겨 보도록 하겠습니다.


‎[팁-구글 드라이브]‎ 에버노트 데이터 일괄로 구글 드라이브로 이전하기




[팁-구글 드라이브] 보안이 요구되는 문서 사내에 공유시 링크가 있는 사용자가 재 공유 방지 방법

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 20. 오후 11:00

사내에서 보안이 요구되는 문서들을 사내 특정인에게만 공유하고자 할경우, 즉 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자에게 재 공유를 하게 되면 다른 사용자들에게 보안 문서들이 공개되거나 유출이 될 수 있습니다.


따라서,  보안이 요구되는 문서들을 사내에 특정인 (이메일로 지정한) 에게만 공유하고, 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자들에게 재 공유를 하지 못하도록 방지하는 방법입니다.


‎[팁-구글 드라이브]‎ 보안이 요구되는 문서 사내에 공유시 링크가 있는 사용자가 재 공유 방지 방법


[백서-Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것]

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 19. 오후 10:11   [ 2016. 4. 20. 오전 12:09에 업데이트됨 ]

구글앱스 사용중에 퇴사자가 발생할 경우 퇴사자를 위한 관리를 어떻게 해야 하는지?

  • 기존 퇴사자 계정의 모든 데이터(이메일, 구글 드라이브)를 백업 및 다른 사람에게 데이터 이전 방법

  • 퇴사자 계정 삭제 후에도 퇴사자 계정으로 메일을 지속적으로 받고 보낼 수 있는 방법 (계정 삭제는 라이선스 비용 절감 차원에서 라이선스 재 활용을 위해서는 필수 적으로 삭제가 요구됨)

Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것-백서




[팁-Google Apps 이용 대량메일 전송을 위한 가이드]

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 17. 오후 5:12

배경


마케팅 활동을 위해서 대량 메일을 보내야 하는 경우 있습니다. 대량메일은 한번에 많은 수신자들에게 메일을 보내야 합니다. 대부분의 메일 시스템들은 시스템 한계로 인하여 대부분의 대량 메일 전송 요구를 만족하지 못하는 경우가 많습니다.이로 인하여 별도의 대량 메일 서비스 시스템을 도입하거나 위탁 서비스를 유료로 이용하는 경우가 있습니다.

Google Apps 에서 권고하는 권장 사항.

Google Apps에 포함된 Gmail 서비스는 세계에서 가장 많이 사용하는 메일 서비스이고, 가장 안정적 이메일 시스템이면서 대용량 처리가 가능한 것으로 알려져 있습니다.  


Google Apps를 도입한 고객들은 간혹 Google Apps에 포함된 Gmail 시스템을 이용하여 대량의 메일 전송을 시도하다 아래와 같은 오류를 발생하면서 낭패를 겪는 경우가 왕왕 발생을 합니다.

  • 메일 전송 한도에 도달했습니다.

  • Gmail 전송 한도에 도달했습니다.

  • 최대 수신자 수를 초과했습니다.


주된 이유는 Gmail 시스템에도 허용하는 한계치가 있고, 사용자가 이 한계치를 초과하는 메일을 발송하려고 할때 오류가 발생을 합니다. 한계치를 넘는 시도가 있는 경우는 Gmail는 최대 24시간동안 해당 계정이 아무 작업을 할 수 없는 블록 상태에 빠질 수 있습니다 (24시간 이후에 자동 해제 됨)


따라서 우선 Google Apps의 Gmail을 이용하여 대량 메일을 보낼  경우는 Gmail의 전송 한도가 얼마 인지 확인을 해야 합니다.


Google Apps 이용 대량메일 전송을 위한 가이드




[모바일 구글 캘린더 업데이트 소식] 목표 관리 기능이 추가 됨.

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 15. 오후 9:10

이번에 새롭게 업그레이드된 모바일용 구글 캘린더입니다.


이번 캘린더에는 캘린더가 목표를 정한 일정에 대해서 선호도를 학습하여 이에 맞는 일정을 잡아 주는 기능이 추가 되었습니다.


특이한 것은, 목표의 종류에 따라서 스스로 적당한 시간대를 찾아서 잡아서 일정을 잡고 주기적으로 해당 목표를 완성 하였는지를 관리 및 학습하는 것으로 보입니다.


구글은 기계학습 기능을 여러 앱에 다양하게 적용하고 있는 듯 합니다. 이번 캘린더의 '목표' 기능은 단순한 반복 일정을 잡아 주는 기능을 넘어서, 실제로 목표를 달성할 수 있도록 여러가지 부가 기능을 제공하는 것을 목표로 하는 듯.


'목표' 라는 아이콘 메뉴가 새롭게 추가 되었습니다.



목표는 '운동', '자기 계발', '가족과 친구', '나만의 시간', '계획적인 생활' 카테고리에서 선택할 수 있게 되어 있습니다.




카테고리가 선택이 되면












[업데이트-구글드라이브] 서브폴더 단위 동기화 기능 추가 - Win/Mac용 드라이브 동기화 프로그램

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 14. 오후 4:34

그동안 구글 드라이브 동기화 프로그램에서 서브폴더 단위 동기화가 이루어지지 않아서 많이 불편 하였는데, 드디어 구글 드라이브 동기화 프로그램이 업데이트 되었습니다.

이번 업데이트 버전에서는 아래와 같이 서브폴더 단위로 선택하여 동기화가 가능해 졌습니다.


업데이트-구글드라이브-동기화프로그램


자세한 업데이트 정보는 -  https://goo.gl/5t35TI


[팁-Gmail] 이메일 주소 이용 태깅 및 자동 분류, 검색 하는 방법 소개

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 5. 오후 6:32

Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다.


모든 기록 관리를 위해서 Gmail을 활용하는 방법입니다.


본인이 자신의 이메일 주소로 모든 내용을 보내는 것입니다.예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송). 이때, 이메일 주소에 태깅하는 방법 및 지메일의 라벨 및 필터를 이용하여 자동 분류하고 검색 하는 방법을 소개하고자 합니다.


이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다.



  1. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법



  • 나는 스마트폰에서 메모용 앱으로 주로 Google의 Keep 을 사용 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 향후에 장기 기록 보존(싯점 확인을 위한 타임스탬프를 위함)을 위해서 해당 메모를 이메일로 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 보냅니다.  즉, 본인의 이메일 주소가 ‘hsikchoi@gmail.com’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 으로 보냅니다.

  • 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+아이디어+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘hsikchoi@gmail.com’ 으로 인지합니다.

  • 스마트폰에서 종이 영수증을 캡처한 후(캡처용 앱은 어떠한 것을 사용해 도 무방) 이를 본인의 이메일 주소로 (예, hsichoi+영수증@gmail.com) 보내면 기록을 위한 저장 용도로 끝.

  • 나중에 Gmail안에서 검색할 경우는 검색창에서 ‘To:영수증' 으로 검색하면 ‘+영수증' 으로 태그된 모든 메일을 쉽게 검색 가능

 



  1. 태그된 메일을 자동으로 분류하여 라벨링 하는 방법


  • Gmail은 ‘라벨’ 이라는 기능과 ‘필터' 라는 기능을 통해서 수신되는 모든 메일를 자동 분류하여 원하는 ‘라벨' 을 색깔로 구별하여 붙일 수 있습니다.

  • ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 수신되는 메일은 라벨 ‘아이디어' 가 자동으로 부여되어 저장할 수 있습니다.

  • 아래 캡쳐한 이미지에서

  • (1) 번은 이메일 관리를 위하여 생성한 라벨들

  • (2) 번은 ‘필터' 기능으로 자동 부여된 라벨들

  • (3) 번은 Gmail만이 갖고 있는 쓰레드 기능으로, 기록된 메일에 대해서 추가로 메일을 주고 받거나, 보충 내용을 기록하고자 할 경우에 해당 메일에 대하여 reply를 하면 자동으로 쓰레드로 묶여서 하나의 메일로 저장되고 묶인 메일의 건수를 보여 줍니다.

  • (4) 번에 표시된 심볼은 이메일 주소에 수신자로 본인만 유일하게 지정되어 있는 메일임을 알려주는 표시 입니다.   

  • 예) 받는사람 주소:‘hsikchoi+evernote@gmail.com 로 메일을 보내면 ‘My Evernote’ 라벨이 자동으로 부여되고, 내부적으로 필터를 적용하여 ‘자동으로 Evernote 에도 저장이 되도록 허용을 할 수도 있습니다. (이메일을 이용하여 에버노트 저장기능은 최근 에버노트에서 유료 버전으로 바뀌었습니다)


  1. 라벨 검색 및 태그 검색


  • Gmail에서는 라벨 검색인 경유는 검색창에서 ‘label:아이디어' 로 검색이 가능

  • 받는 사람 주소에 ‘+’로 태그한 메일 검색은 검색창에서 ‘To:아이디어' 로 검색


4. 요점 정리



  • 기록을 위한 저장 도구로 이메일 시스템을 활용해야 하는 이유는 이메일의 싯점확인(타임스탬프) 기록에 대한 효력 때문입니다.

  • 생성된 기록의 시간을 나중에 임의로 수정할 수 있는 도구들은 기록용 저장 도구로 적합하지 않습니다.

  • Gmail 은 1계정당 월 $10 비용만 지불하면 (단, 5명 이상 라이센스 구매를 할 경우)무제한 용량을 구매할 수 있음으로, 모든 기록은 데이터 크기와 상관없이 Gmail에 저장하고 Google의 파워풀한 검색기능과 eDiscovery 솔루션인 Google Vault를 잘 활용할 수 있습니다.

  • Gmail안에서는 라벨, 태그, 필터등을 활용하여 수신된 메일들을 아주 쉽게 관리가 가능

  • 기록 작성용 도구는 무엇을 사용하여도 무방하나, 저장만은 이메일 시스템 활용하는 것을 권고

  • Gmail 만큼 장소, 시간, 디바이스 상관없이 메일을 보내고 저장하고 검색할 수 있는 시스템은 많지 않을 것입니다.  모든 기록은 Gmail로 모든 데이터 저장 관리는 Google Drive로 통일


[팁-구글드라이브]고아 (Orphaned)가 된 파일들 대한 현상 및 복원 방법

게시자: Charly Choi, 2016. 4. 3. 오전 3:41   [ 2016. 4. 3. 오후 5:41에 업데이트됨 ]

배경  

  • 구글 드라이브에 많은 파일들과 폴더를 생성하여 다른 팀원간에 심도있게 공유하여 사용하는 경우에 예상치 못하게 내가 생성한 파일들 또는 폴더가 갑자기 사라지는 현상이 발생 할 수 있고 이를 경험한 사용자들이 있을 것이다.

  • 내가 분명히 파일이나 폴더를 지우지 않았는데 휴지통에도 없고, 내가 삭제한 기억도 없고, 이러한 현상이 발생할 경우에는 여기 문서에서 설명하는 해당 폴더나 파일들이 ‘고아 (Orphan)가 되어 있는 것이 틀림없다. 한글 설명서에는 ‘분리가 된 파일' 이라고 설명되어 있기도 하다.

  • 고아가 된 파일들은 어떠한 폴더에도 속하여 있지 않고, 내 휴지통에도 존재하지 않고, 내 PC의 Sync 프로그램으로도 동기화가 되지 않는다. 그러나, 구글 드라이브에서는 용량을 계속 차지 않고 있는 상태.

  • 간혹 왜? 내가 삭제한 적이 없는데 파일이 없어졌거나 폴더가 보이질 않는 경우 당황하지 않고 이문서를 자세히 참조하면 해답을 찾을 수 있다  

구글드라이브-고아 ‎(Orphaned)‎가 된 파일들 대한 현상 및 복원 방법




[팁-지메일] 동보 그룹 만들기, 동보 메일 보내기

게시자: Charly Choi, 2016. 3. 31. 오후 5:13

지메일 사용시 여러명에게 메일을 자주 보내게 될경우, 또는 메일 수신시 참조에 많은 참조가 명시 되어 있을때 이 참조자들 모두를 그룹으로 저장한 후 다음 메일 보낼때, 그룹으로 바로 보내고자 할때 필요한 팁입니다.

아래 동영상 참고

YouTube 동영상


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