Google Apps for Work Update


[Gmail의 데이터 손실 방지 (DLP-Data Loss Prevention)]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 31. 오후 6:20   [ 2016. 1. 31. 오후 8:52에 업데이트됨 ]

기밀 데이터 및 전략적 계획 또는 인사 정보 등 모든 기업에서 비밀스러운 데이터가 있습니다. 부주의 또는 고의적 인 유출에서 모든 데이터를 보호하려면 단순, 신속 함, 그리고 안정성이 필요합니다. Google for Work에서는 암호화, 공유 관리, 모바일 단말 관리 2 단계 인증 등의 도구를 사용하여  관리자의 정보 보안 관리를 지원하고 있습니다.


Google Apps Unlimited 사용자의 경우 기밀 정보 누설을 방지하기 위해 Gmail의 데이터 손실 방지 (DLP)를 위한 다른 보호 계층이 추가 되었습니다.


Gmail DLP의 동작

예를 들어, 영업 부서는 고객의 신용 카드 정보를 외부에 공유해서는 안된다는 정책이 수립되어 있을 경우, 이 정보를 안전하게 보호하기 위해 관리자는 기정의된 컨텐츠 금칙어 라이브러리에서 신용 카드 번호를 선택하여 DLP 정책을 쉽게 설정할 수 있습니다. Gmail의 DLP는 영업 부서에서 보낸 모든 메일을 자동으로 확인하고 평가를 위해 이메일을 검역하고 정보를 수정하도록 사용자에게 지시 또는 이메일 전송을 차단하여 보낸 사람에게  통지하는 등 관리자의 지정에 따라 처리 할 수 있습니다.


이러한 검사는 메일의 본문뿐만 아니라 일반 첨부 파일 형식의 콘텐츠 (문서, 프리젠 테이션, 스프레드 시트 등)에도 적용됩니다. 관리자는 키워드 또는 정규식을 사용하여 사용자 지정 규칙을 만들 수 있습니다. 따라서 Lochness 코드 명 극비 신제품을 구축하는 경우 관리자는 lochness 기밀 누설을 방지 할 수있는 다른 키워드로 정의 된 체크를 만들 수 있습니다.



Gmail DLP flow chart image

자세한 내용은 미리 정의 된 콘텐츠 크리에이터와 이용 방법도 포함되어 DLP 백서(영문)를 참조하십시오. Gmail의 DLP 규칙에 따라 보안을 Google Apps 전체에 제공하는 장기 투자의 첫 걸음입니다. 다른 규칙에 따라 보안 시스템과 함께 내년 초 Google 드라이브에서도 DLP를 제공 할 수 있도록 노력하고 있습니다.

사전 정의된 검사 프로그램
콘텐츠 규정 준수 설정에서 데이터 손실 방지 정책을 설정하려면 다음 사전 정의된 검사 프로그램 목록 중에서 선택합니다. 검사 프로그램은 미국, 영국, 캐나다, 프랑스, 기타 국가 카테고리별로 나열됩니다.
사전 정의된 검사 프로그램은 공개적으로 이용 가능한 정보를 사용하여 만들어졌습니다. 세 가지 주요 검사 방법인 패턴 일치컨텍스트체크섬이 사용됩니다. 검사 프로그램 하나에 여러 가지 유형의 검사 방법과 모든 로직을 함께 사용할 수도 있습니다.
  • 패턴 일치 - 단순한 문자열 길이가 아닌 구분 기호, 유효한 위치, 유효한 범위 검사를 비롯한 특정 영숫자 패턴
  • 컨텍스트 - 패턴이나 체크섬 일치 문자열 주변에 관련 문자열 있음
  • 체크섬 - 검사 숫자로 체크섬 계산 및 확인

미국

검사 프로그램설명
사회보장번호
사회보장번호는 미국에서 시민권자, 영주권자, 임시 거주자에게 발급되는 9자리 숫자이며 조세 및 기타 용도로 사실상 국민 신분 번호로 사용됩니다.
검사 방법: 컨텍스트의 9자리 숫자 또는 패턴 일치
컨텍스트: SSN, 사회, 사회 보장, 납세자
운전면허 번호
미국의 운전면허 번호. 형식은 발급하는 주에 따라 다릅니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 컨텍스트
컨텍스트: 운전, 운행, 학습, 면허, 운전 면허, 면허증, 허가, DL
마약단속(DEA) 번호
DEA 번호는 의료 서비스 제공자가 규제 약품의 처방전을 작성할 수 있도록 미국 마약단속국에서 할당하는 번호입니다. DEA 번호는 의약품을 처방할 수 있는 사람의 고유한 식별자로서 일반적인 '처방자 번호'로도 사용됩니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬
ABA 은행 고유번호
미국은행협회(ABA) 은행 고유번호(은행 등록 번호라고도 함)는 수표 또는 전자 거래를 위한 크레딧 제공을 담당하거나 크레딧을 받을 자격이 있는 금융 기관을 식별하는 데 사용되는 9자리 숫자의 코드입니다.
검사 방법: 9자리 숫자의 체크섬
NPI(National Provider Identifier)
NPI(National Provider Identifier)는 미국 CMS(Centers for Medicare and Medicaid Services)에서 의료 서비스 제공자에게 발급하는 10자리의 고유 식별 번호입니다. NPI는 의료 서비스에 필요한 식별자로 고유 제공자 식별 번호(UPIN)를 대신하며, 의료 보험업체를 비롯한 기타 납세자가 사용합니다.
검사 방법: 10자리 숫자의 체크섬
CUSIPCUSIP는 9자로 된 영숫자 코드로서 거래의 투명성과 안정성을 촉진하기 위해 북미 금융 보안을 식별합니다. (CUSIP는 미국 은행가 협회 운영위원회인 Committee on Uniform Security Identification Procedures의 약어입니다.)
검사 방법: 체크섬 또는 컨텍스트(검사 숫자가 없는 경우)
컨텍스트: CUSIP

영국

검사 프로그램설명
운전면허 번호
영국 및 북아일랜드(UK)의 운전면허 번호.
검사 방법: 패턴 일치
국민의료보험(NHS) 번호
NHS 번호는 영국, 웨일스, 맨섬에서 세 가지 공중보건서비스에 등록된 사용자에게 할당되는 고유한 번호입니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬
국민보험번호(NINO)
국민보험번호는 영국(UK)에서 국민보험이나 사회보장시스템 관리에 사용되는 번호입니다. 이 번호는 신분을 확인하는 데 사용되며 영국 조세 시스템에서도 사용됩니다. 또한 NI No 또는 NINO라고도 합니다.
검사 방법: 패턴 일치(구분 기호 포함) 또는 패턴 일치와 컨텍스트 단어

캐나다

검사 프로그램설명
퀘백 의료보험번호(HIN)
퀘백 의료보험번호(HIN)는 캐나다 퀘벡 주의 시민권자, 영주권자, 임시 거주 근로자, 학생, 의료보험에 적용되는 사람들에게 발급됩니다.
검사 방법: 패턴 일치
온타리오 의료보험계획(OHIP)
온타리오 의료보험계획(OHIP) 번호는 온타리오 주의 시민권자, 영주권자, 임시 거주 근로자, 학생, 의료보험에 적용되는 사람들에게 발급됩니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬
브리티시 컬럼비아 개인의료번호(PHN)
브리티시 컬럼비아 개인의료번호(PHN)는 캐나다 브리티시 컬럼비아 주의 시민권자, 영주권자, 임시 거주 근로자, 학생, 의료보험에 적용되는 사람들에게 발급됩니다.
검사 방법: 컨텍스트의 10자리 숫자 또는 패턴 일치
컨텍스트: BC ID, PHN, 브리티시 컬럼비아, 개인의료번호, 서비스 카드, 캐나다 의료보험번호, 캐나다 의료보험 ID
사회보험번호(SIN)
캐나다 사회보험번호(SIN)는 캐나다에서 시민권자, 영주권자, 취업 또는 학생 비자를 소유한 사람들에게 발급되는 기본 ID입니다. 캐나다 SIN과 우편 주소가 있는 사람들은 의료보험 혜택, 운전면허증, 기타 중요 서비스를 신청할 수 있습니다.
검사 방법: 체크섬 및 (패턴 일치 또는 컨텍스트)

프랑스

검사 프로그램설명
주민 ID 카드(CNI)
프랑스의 주민 ID 카드(Carte nationale d’identité sécurisée, CNI 또는 CNIS)는 12자리의 ID 번호로 이루어진 공식 ID 문서입니다. 이 카드/번호는 일반적으로 은행 계좌를 개설하고 수표로 결제할 때 사용되며, 유럽 연합 및 기타 국가에서 여권이나 비자 대신 사용할 수도 있습니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 컨텍스트
컨텍스트: CNI, CNIS(carte nationale d'identité securisée), identité, identite
사회보장번호(NIR)
Numéro d'Inscription au Répertoire(NIR)는 프랑스의 영구 개인 ID 번호로서 사회보장번호라고도 하며 의료 및 연금을 비롯한 프랑스 국민 서비스에 사용됩니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬

기타 국가

검사 프로그램설명
신용카드 번호
신용카드 번호는 12-19자리 숫자로 이루어져 있으며 전 세계에서 결제 거래에 사용됩니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬
수취계좌 고유번호(IBAN)
수취계좌 고유번호(IBAN)는 국제적으로 은행 계좌를 식별하는 시스템으로 정의되며, ISO 13616:2007에 따른 유럽 은행 운영위원회 표준('ECBS')입니다. IBAN은 국가 코드 및 계좌 번호 등을 비롯한 34자의 영숫자로 이루어져 있습니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 체크섬
은행식별코드(SWIFT)
스위프트 코드는 은행식별코드(BIC)의 표준 형식이며 특정 은행의 고유한 식별 코드입니다. 이 코드는 은행 간의 송금, 특히 해외 전신 송금에 사용됩니다. 또한 은행 간에 기타 메시지를 교환할 때도 사용됩니다.
검사 방법: 패턴 일치 및 컨텍스트
컨텍스트: SWIFT, ISO 9362, 비즈니스 식별자 코드, BIC, 비즈니스 법인 식별자, BEI, 은행, 은행 간 거래

Gmail 데이터 손실 방지를 위한 백서 

Gmail 데이터 손실 보호‎(DLP)‎를 위한 백서-kor

[아래아한글 HWP 사용자들을 위한 팁]구글 드라이브 동기화 사용시 부분적으로 하위 폴더만 동기화하는 방법

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 26. 오후 6:28

내 구글드라이브와 PC의 로컬 폴더로 동기화 시켜 놓았을 경우, 내 PC에서 HWP 문서 작업을 하면 자동으로 동기화되어 내 구글드라이브에 저장됩니다. (HWP 문서인 경우도 버젼관리가 자동으로 되면서 동기화 됨)


이러한 형태로 사용하는 Google Apps 사용자들이 가장 많이 문의하는 이슈중에 하나는, 구글드라이브에 저장된 여러개의 하위폴더 만 선택적으로 동기화 시킬수 있는 방법이 있는지 문의 합니다.


현재 구글드라이브의 동기화 대상이 되는 폴더는 구글드라이브의 내 드라이브에 저장한 최상위 폴더만 선택적으로 동기화 할 수 있도록 되어 있습니다. 즉, 내드라이브-회사폴더-개인폴더-아래한글문서 폴더가 저장되어 있을 경우, 아래아한글문서 폴더만 동기화 시킬 방법이 없지요.


개인별로 여러개의 하위 폴더 들을 유지하면서 이 하위 폴더중에 일부만 동기화 시켰으면 하는 요청이있습니다.


구글드라이브에서는 이러한 사용자들을 위해서 아래와 같은 좋은 방법을 제공하고 있습니다.

‎[팁]‎구글 드라이브 동기화 사용시 부분적으로 하위 폴더만 동기화하는 방법 ‎(아래아한글 HWP 사용자들을 위한 팁)‎



[Google Apps 삭제 및 복원의 모든 것]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 24. 오후 6:57

Google Apps 삭제 및 복원의 모든 것


     목차




1. 지메일의 휴지통 및 복원

2. 드라이브의 휴지통 및 복원

3. 캘린더의 휴지통 및 복원

4. 연락처 주소록 복원

5. Google Apps 관리자 콘솔에서 데이터 복원

6. Google Apps 관리자 콘솔에서 최근에 삭제한 사용자 복원



Google Apps 사용자라면 한번씩 겪어 본 일중에는, 실수로 이메일 메시지를 삭제하거나 드라이브의 파일을 삭제를 경험해 보았을 것입니다.


이메일 및 드라이브는 휴지통 기능을 통해서 실수로 삭제한 데이터를 복원할 수 있습니다. Google Apps 사용중에는 이메일 및 드라이브 뿐만아니라 주소록, 캘린더, 관리자를 위한 복원 기능에 대해서 모두 다루어 보도록 하겠습니다.


Google Apps 삭제 및 복원의 모든 것




[Netflix 의 Google Apps 및 Chrome OS, Chrome Management 활용기]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 17. 오후 6:40   [ 2016. 1. 17. 오후 9:46에 업데이트됨 ]

최근 Netflix 사가 한국을 포함하여 190개 국가에 서비스를 오픈하여 화제가 되고 있지요. 특히 한국에서도 서비스를 오픈하면서 한달간 무료로 무제한 영화들을(한글 자막 포함) 스트리밍으로 볼수 있는 기회가 생겨서 심심치 않게 시청을 하고 있기도 합니다.


Netflix 가 Google Apps를 채택하고 모든 Customer Service (Call Center) 디바이스를 ChromeOS 기반으로 적용한 대표적인 사례입니다.

Call Center 사용자들은 ChromeOS 장비 (크롬박스) 를 사용하고, 관리자는 Chrome Management 서비스를 통해서 모든 장비들을 원격에서 쉽게 관리의 장점을 최대한 활용한 사례

ChromeOS 및 Chrome Managment 사용시 주요 장점

  - 원격에서 모든 디바이스 통제를 통한 효율적인 장비 관리

  •      OS 자동업데이트, 앱 원격 설치 및 관리  

  - 모든 데이터는 클라우드 구글앱스에 저장 관리를 통해서 철저한 보안 통제 실현
  - 원격에서 모니터링
  - 구글앱스의 지메일, 캘린더, 구글 드라이브를 통한 협업 효율 증대 실현
  - 사용자 관리의 효율성






Netflix사에서 Google Apps 및 Chrome Managment를 적용한 소개 동영상

YouTube 동영상



Netflix 사에서 Google Apps 및 ChromeOS를 채택한  full story - 

[MS Office365에서 Google Apps로 이전한 사례 - PopSugar 관련 Business Insider 기사]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 14. 오후 4:25

미국의 PopSugar 사는 500명정도 되는 규모의 회사로 MS Office 및 Office 365 사용중 Google Apps for Work 을 집중 테스트후 MS솔루션에서 Google Apps로 이전한 사례


이 기사 내용중에 핵심은 MS 솔루션 이용시 대략 1년에 10만달러 비용(MS 소프트웨어 라이센스 및 O365 비용 포함)을 지불하던 것을 Google Apps로 이전후에는 연간 3만달러 정도 비용이 지불. 전체적으로는 MS Office 대비 연간 11만 달러 비용 절감 효과가 있었다고 합니다.

The company had been paying Microsoft roughly $100,000 a year under an annual enterprise volume software license which, Pave says, included stuff the company neither wanted nor needed.
In comparison, Google Apps for Work is costing PopSugar about $30,000 a year. And there were other savings. For instance, employees could use Google Hangouts instead of a conference call line. 
All told, Apps for Work is saving PopSugar $110,000 a year over Microsoft Office, he says.

[Google 캘린더 팁] 약속에 늦을 경우 참석자들에게 메일보내기

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 10. 오후 5:21

이미 Google 캘린더에 이미 약속은 되어 있고, 외부에서 교통이 막혀 약속된 일정에 참석할 수 없거나, 늦게 참석을 하는일이 발생할 경우 여러분들은 어떻게 하시나요.


Google 캘린더의 '참석자에게 이메일 보내기' 기능을 활용해보세요.


스마트폰에서 구글 캘린더 앱을 열고, 해당 약속을 클릭한 후 '참석자에게 이메일 보내기' 메뉴을 클릭하면 됩니다.




캘린더 약속에 참석하기로 한 모든 분들에게 아래와 같은 메시지를 메일로 보낼 수 있습니다. 


간단하죠~ 캘린더에 숨어 있었던 기능중에 하나 입니다.



[Google Sites Tip] 자동 사이트 페이지 생성 스크립트

게시자: Frank Jung, 2016. 1. 8. 오전 12:09

이번에 소개해 드릴 스크립트는 스프레드시트 기반의 데이터를 이용해 구글사이트의 페이지를 자동으로 생성해 주는 스크립트입니다.

예를들어 구글 사이트를 사용하는 기업에서 매주 회사내의 식단표를 사이트에 게시한다면 간단하게 담당자분이 스프레드시트에 데이터만 입력하면 해당 식단표가 사이트에 자동으로 게시될 수 있습니다. 또한 미리 1개월 식단표를 정리해서 스프레드시트에 입력해 놓으면 매주 자동으로 게시도 가능합니다. 일일이 사이트에 접근해서 페이지를 생성할 필요가 없이 쉽게 스프레드시트를 기반으로 사이트에 게시할 수 있습니다.

또한 새로운 제품 홍보나, 새로운 책등을 반복적 으로 게시하는 용도의 구글사이트에 유용하게 활용될 수 있습니다.

아래는 샘플 데모를 보여줍니다.

- Page Title, Page Name, Page Content 를 기반으로 사이트의 페이지를 생성합니다.


- Page Content의 내용을 Editor를 이용해 HTML 데이터를 생성할 수 있습니다.




- Publish selected 스크립트 메뉴를 실행해서 사이트의 페이지를 생성 및 편집합니다.


- 아래와 같이 사이트에 스프레드시트에서 입력된 내용이 게시됩니다.






[Google Apps 꼭꼭 숨어있는 중요 기능들 소개 1탄]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 5. 오후 10:10

   Google Apps 사용시 매뉴얼이나 안내문에도 나오지 않는 진정으로 숨어 있는 메뉴나 기능들이 많이 발견이 됩니다.

이번에 소개되는 내용들은 말 그대로 숨어 있는 기능들 (눈에도 잘 띄지 않는 기능들) 그러나 중요한 기능들을 찾아서 소개하고자 합니다. (소위 숨은 기능 찾기 1탄)


목차




Gmail에서 숨어 있는 기능 찾기

1. 관리/세부정보 보기

2. 편지쓰기->받은 사람/미리 준비된 답변

3.  중요도 표시 (자동분류함)


캘린더에서 숨어 있는 기능 찾기

1.시간찾기/회의실/참석자에게 이메일 보내기

2. 권장 시간

3. 약속시간대 (Google Apps 기능)


행아웃에서 숨어 있는 기능 찾기

행아웃 화상 회의시 채팅창에 숨어 있는 구글드라이브 문서 공유


구글 드라이브에서 숨어 있는 기능 찾기

1. 드라이브의 사용된 용량 확인하기

2. 드라이브 문서 공유시 - 복사/다운로드/프린트 금지 통제 기능



Google Apps 꼭꼭 숨어있는 중요 기능들 소개 1탄



[Outlook에서 Google 지메일로 전환을 위한 가이드]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 3. 오후 9:46

MS Outlook 에서 Google 지메일로 전환을 위한 자세한 안내입니다.


[Dropbox/OneDrive 사용자 구글드라이브로 전환을 위한 가이드]

게시자: Charly Choi, 2016. 1. 3. 오후 9:10   [ 2016. 1. 3. 오후 9:13에 업데이트됨 ]

문서 및 자료 공유를 위한 클라우드 서비스로 그동안 Dropbox 또는 MS의 OneDrive 사용자들이 Google 드라이브로 이전하기 위한 가이드북입니다.
아울러 화상 채팅 및 화상 회의를 위한 도구로 Skype 사용자들이 구글 Hangout으로 이전하기 위한 안내문도 포함되어 있습니다.

1. Dropbox에서 Google 드라이브로 전환 가이드
    - 

ko_Switching to Google Drive from Dropbox의 사본


2. OneDrive에서 Google 드라이브로 전환 가이드
  
3. "C:\Drive" 에서 Google 드라이브로 전환 가이드


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