<주요 고객사>

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당사는 자동차 엔진부품회사로 EGR시스템을 생산하는 제조업체입니다.

자동차 배기가스 저감장치로 배기가스를 저감하여 지구환경에 개선하고자 하고 있습니다.

회사는 양산에 위치에 했으며, 유럽,미국,중국등에 법인을 두고 있고, 정기준 팀장님은 전산팀의 팀장으로써 사내의 모든 전산시스템 및 솔류션을 담당하고 있습니다.


당사는 현대, 기아, 쌍용, GM이외에도 해외로는 BMW, FORD. PSA, VW등 글로벌 업체에 납품으로하고 있기에 각 업무의 시간대도 다르고, 긴밀한 업무 연락과 신속한 대응조치가 기업 특성이며 생명 입니다.


공동업무의 진행과 안정적인 시스템의 필요성이 수시로 이슈화되고 있는 시점에 마땅한 솔류션을 고민하게 되었으며, 글로벌한 대응적 전략과 정보의 공유와 소통으로 직원 상호간의 공감이 필요하게 되어 구글APPS를 선택하게 되었습니다.


정보의 접근과 공유를 최우선으로 고려하여 업무에 빠른 적응을 유도하고, 행아웃과 구글 드라이브를 통한 신속한 정보공유와 문서의 공동작업으로 업무 결정의 스피드는 즉각 반응으로 급격한 처리 향상을 이루고 있으며, 스마트폰과의 100%연동으로 언제, 어디서든 신속한 반응, 결정이 이루어 지고 있습니다.


구글 플러스를 통한 직원 개인의 생각을 표출하고, SNS의 기능으로 동호회와 경매사이트 개설하여 그 수익금으로 기부를 하는등 기존에 회사 문화에 없던 봉사와 개인 공유가 활발해지고 있으며, 타 부서와의 취미를 같이하는 등 FUN문화가 서서히 확대 중입니다.


품질불량의 발생시 제품의 이미지를 찍어 보고서로 옮겨 출력 보고하던 방식에서 행아웃으로 해당 임직원까지 즉각 보고 후 즉시 조치를 하여 불량 대응시간이 1건당 2.2시간에서 0.2시간으로 약 2시간 이상 단축이 되어 월 보고 절감이 120시간 이상 줄어들어 품질 대응비용이 획기적으로 줄어드는 효과를 보고 있습니다.






   

이음소시어스, Google Apps 도입으로 업무 효율성 20% 향상



이음 소시어스에서 바랬던 것

• 이메일 접속과 관련된 문제를 해결할 수 있는 이메일 솔루션

• 직원들에게 이동성을 제공할 수 있는 비용 효율적인 솔루션


이음 소시어스에서 수행한 것

• 사용 편이성을 위해 Gmail을 사내 이메일로 채택

• 사내 업무 생산성 향상을 위해 구글 드라이브와 캘린더 사용


이음소시어스에서 달성한 것

• 업무효율성 20% 향상

• 시간절약 20% 달성



조직


이음소시어스는 웹과 모바일을 토대로 고객에게 데이팅 서비스를 제공하는 한국

기업입니다. 서울에 본사를 두고 있으며 직원수는 50명 입니다. 2010년 시장에

진출한 이후로, 20만명의 고객에서 현재 60만명의 고객데이타베이스를 보유하며

3배의 성장을 보이고 있습니다.


도전


이음소시어스는 창립시부터 마이크로소프트 아웃룩과 마이크로소프트 오피스

소프트웨어를 사용해 왔었는데 사업이 빠르게 확장되면서 이메일 서버와 관련된

문제들이 나타나기 시작했습니다.


직원들이 외근시 마이크로소프트 아웃룩으로는 이메일에 접속할 수 없는 상황은

업무 효율성에 좋지 않은 영향을 주었습니다. 또한 시스템의 유지 및 보수 등과

같은 복잡한 다른 문제들이 발생하기 시작했으며 그로 인해 회사는 다른 IT

솔루션을 찾게 되었습니다.


솔루션


이음소시어스가 마이크로소프트 아웃룩에 지불하는 비용은 회사가 제공 받는

서비스에 비해서 높았기 때문에 이음소시어스는 좀 더 비용 효율적인 이메일

서버로 전환할 것을 결정하였습니다.


직원들이 이동하면서도 업무를 처리할 수 있는 이메일 솔루션이 필요했습니다.

한국 구글 프리미어 리셀러인 SBC Tech의 지원을 받아 이음소시어스는 2012

년 Google Apps로 전환하게 되었습니다. Google Apps의 성공적인 도입으로

직원들은 Google Apps의 다양한 기능에 접근할 수 있게 되었습니다.


이음소시어스의 서비스 디자인 팀장인 우성섭씨는 “Google Apps는

이음소시어스와 같은 빠르게 성장하는 신생 기업에게 최선의 선택이라고

확신합니다. Google Apps는 유연하기 때문에 특별한 기술 장비 설치가

필요하지 않습니다” 라고 언급했습니다.


결과


Google Apps가 제공하는 이동성은 직원들이 이동 중에도 데스크탑이나 노트북

컴퓨터에 묶여 있지 않고 이메일에 접속할 수 있게 해주었습니다. 우성섭 팀장은

“모바일 기기들을 통해 쉽고 빠르게 이메일에 접속할 수 있게 됨으로써 업무

효율이 20%나 획기적으로 향상 되었습니다” 라고 설명했습니다.


그외에 직원들이 구글 드라이브를 통해 문서를 작성하고 갱신하는 것이 훨씬

용이해졌습니다. “우리는 구글 드라이브를 사내 클라우드 서비스 플랫폼으로

사용합니다. 모든 직원들과 고객들이 정보를 공유하는 것이 훨씬 수월해

졌습니다. 또한 문서에 대한 접속 권한을 업무에 관련된 사람들에게만

부여하면, 그 사람들은 다양한 문서에 접속할 수 있습니다” 라고 우성섭

팀장이 덧붙였습니다.


구글 캘린더를 통해 직원들이 사내의 모든 직원들과 일정을 공유할 수 있게

됨에 따라 회의를 소집해야 하는 번거로움이 사라지게 되었습니다. “번거로움이

없어졌습니다. 직원들에게 일정을 일일이 물어봐야 할 필요도 없어졌습니다.

일정을 만들어서 이메일 연락처를 추가하면, 해당 직원은 이메일 초대를 받게 됩니다” 라고 우성섭팀장이 설명했습니다. 

불필요한 회의들은 현재 30%

정도 감소되었고 대면 토의를 하는 대신에 간단한 문제들은 이메일을 통해서

해결하고 있습니다.


“Google Apps로 전환한 후에 시간을 20% 정도 절약할 수 있게 되었습니다.

우리의 모든 정보는 클라우드에 저장이 되며 고가의 파일 서버를 유지할

필요가 없습니다. Google Apps는 훨씬 편리하고 비용 효율적이라 우리와

같은 중소기업에게 대단히 유익하다는 결론입니다” 라고 우성섭 팀장이

강조했습니다.






 
Shindong Gone to Google Apps

 Company Background 신동디지텍은 항해통신장비 납품 및 위성안테나, 위성TV시스템,
해양기상관측장비 등을 생산 납품하고 있는 해양IT의 선두기업입니다.
 Business Challenges 구글앱스 사용전에는 자체 메일서버를 운영중 에 있었으며, 자체 메일서버 사용시 전문적인 관리인원이 별도로 없어 주기적인 관리가 어려웠으며, 이로인한 메일 데이타 Full 상태, 직원퇴사시 계정 삭제, 그룹 메일 삭제 등의 불편이 있었고, 특정 메일의 Full 로인한 메일서버의 중단 상태가 발생하였고, 전문 인력 부족으로 인한 빠른 조치가 이루어 지지 않았었습니다.

메일 서버 자체가 사내에 존재하는 문제로 추가적인 장비들이 필요하였으며(스팸솔루션 등) 해당 장비에 의한 문제로 메일을 수신하지 못하는 경우가 빈번히 발생 하였습니다.  사내 외 의사소통을 위하여 메일을사용하는 빈도가 업무의 80%이상을 차지하여 메일 수/발신이 안될 시 업무에 막대한 지장을 초래하고 있었습니다.  메일 수신을 위하여 아웃룩을 사용중에 있었으며, 이는 자신의 컴퓨터에서만 메일 확인이 가능한 단점이 있었으며, 외부에서 업무시 메일 확인이 어려웠었습니다.

익스체인지 서버의 도입을 고려하였으나, 관리의 어려움으로 중도에 중단하였습니다.

 Solution 구글앱스를 도입 후에는 다음과 같이 기존의 문제점이 해결되거나 개선되는 효과가 있었습니다.  우선 사용자 관리가 쉽고, 전문적인 관리 요원이 필요치 않아 관리가 쉬워졌습니다.  
별도의 장비를 보유할 필요가 없으므로 사내 보유자산 비용이 감소 하였고, 구글의 보안정책에 따른 스팸 및 보안성 및 안전성이 개선 되었습니다.  메일 서버 중지에 대한 불안 요소 해소가 되었으며, 이에 따른 업무 지연 감소 되었습니다.
SBC Technology, Google Apps 리셀러의 도움을 받아 문제없이 시스템 전환에 성공하였습니다.



 Result 메일 서버 관리 전문 인력이 필요치 않고, 사내에 별도의 장비를 비축하지 않음으로써 관리 비용이 감소되었습니다.  메일 서버 중지에 따른 업무 지연이 해소되어 사내 직원들의 업무 생산성 증가 되었습니다.  사내 메일 시스템에 대한 직원들의 불안감 해소 되었습니다.




 
K&U Cosmetics, Inc.

K&U Gone to Google Apps

 Company Background 해외화장품을 독점수입하여 국내에서 판매하는 회사로 매출규모는 년 100억 수준임. 현재 프랑스 화장품 2개 브랜드 보유 하고 있습니다.  주요 유통망은 드럭스토어와 약국으로이며, 인력은 약 25명 수준 (지방에 지사 2개 운영) 입니다.
 Business Challenges 구글앱스를 도입하기전에는 사내 커뮤니케이션은 구두보고와 메일을 이용하였으며, 히스토리를 알아야 하는 문서들은 마이크로 오피스로 작업하여 각자의 컴퓨터에 저장되어있었 습니다. 지사와의 커뮤니케이션을 위해 수시로 서울본사에서 회의를 실시하고 있었습니다. 문제점은 직원들 퇴사시 히스토리 관리가 안되었으며, 지사 직원들이 본사 방문이 잦아 업무 효율이 낮아졌습니다. 사내 정책, 영업현장의 정보, 제품의 정보를 좀 더 효율적으로 공유하는 것이 필요하였습니다.  
 Solution 구글앱스를 도입하여 정보공유를 쉽고, 저렴하게 할 수 있게 되었습니다.

현재 당사는 사이트 도구를 이용하여 영업보고서를 각 영업사원이 작성하여 공유하고 있습니다. 이로 인해 거래선의 히스토리관리가 가능하여 졌으며 관리자는 영업현장의 움직임을 실시간으로 파악가능하여 정책을 세우는데 많음 도움이 되고 있고, 즉시 피드백이 가능하게 되었습니다. 또한 마케팅 정보를 영업사원들에게 쉽게 공유할 수 있게 되었습니다. 또한 근태관리를 사이트도구를 통해 하고 있으며 저렴한 비용으로 인트라넷을 운영을 할 수 있게 되었습니다.

사이트 도구외 드라이브를 통해 직원들과 함께 공유해야될 자료들을 손쉽게 작성 및 보관 할 수 있게 되었습니다.
예) 주간회의 자료(동시 접속하여 주간 처리 내용과 차주 계획 공유),
마케팅비용 정리(스프레드 시트를 이용하여, 각 브랜드에서 발생한 마케팅 비용을 정리 가능, 실시간 확인)
     
구글톡 및 행아웃 실시간 대화가능으로 및 지방 사무소와 실시간 회의 및 해외 출장시 중요업무 화상회의로 공유 가능하게 되었습니다.
 Result 약간의 지식만 가지고 있다면, 막강한 인트라넷을 쉽게 제작이 가능하며 사내 정보를 관리하기 쉬운 비용대비 효과가 띄어난 툴이라고 생각됩니다.
금전적인 비용은 산출하기 쉽지 않지만, 인트라넷을 제작하려면 적지 않는 비용이 들고 이를 관리하는 것도 비용이 많이 투입되지만 구글은 비용이 아주 낮다고 생각됩니다. (거의 없는 수준)

사내 소통(정보공유 및 피드백)의 효율이 높아졌으며, 다양한 도구들을 활용 가능하며 최적화가 가능하게 되었습니다.




 

 UNITEK ENGINEERING
Gone to Google Apps
 Company Background
(주)윤택이엔지는 수입유통과 제조수출을 하는 18인 정도 규모의 중소기업입니다.
수입부문은 산업용부품을 들여와서,국내 제조업체에 기술영업을 하고 있으며,
수출부문은 비파괴검사설비를 제조하여 국내외 공장등에 설치납품하는 일을 하고 있습니다.
작년(2011) 매출은 170억원 가량의 작지만 단단한 기업을 목표로 하는 회사입니다.
 Business Challenges                                  34년간 기업을 이끌어 오면서 최근 3년간의 가장 큰 도전과제는 회사내부의 정보공유와 의사소통이었습니다.
자료와 정보의 양이 많아지고 복잡다양한 상황속에서  기록과 분류, 검색의 중요성은 과거와는 비교되지 않을 정도로 절실해 졌습니다.

조직 내부의 인원들이 원활하게 협업을 하기 위해서는 일정/연락처의 공유와 문서의 공동작업, 일의 진행상황 공유, 과거 프로젝트의 기록열람 등이 잘 작동되어야 합니다.  (위 나열한 기능들은 그룹웨어를 활용하여 어느정도 구현/활용하고 있으나, 향후 구글앱스의 캘린더, 드라이브, 주소록 등을 적극 활용할 계획을 가지고 있습니다.)

특히 조직 외부와 통신하게되는 이메일 시스템의 중요성은 여전히 최고 우선순위에 있다고 하겠습니다.  기존에는 사내에 익스체인지 서버를 두고 운영하기도 했었고, qmail이라는 메일서버를 이용해보기도 하였으며, 
POP/SMTP 를 지원하는 외부 메일서비스를 이용하기도 하는 등 여러종류의 메일시스템을 경험해 보았습니다.
경험해 보았던 단점들로은 

- 메일서버 전문가 필요
- 사내 서버의 H/W, S/W 문제 발생시 불가피한 Down-time이 발생
- 외국과 통신할 때 Block되는 등 문제가 발생되어 White domain 에 추가해 달라고 부탁하는등의 불편함
- 스팸메일과의 전쟁
- 용량부족

등의 문제점들이 있었습니다. 
 Solution 최근 3개월 전 구글앱스를 선택하면서 위에 나열했던 메일시스템들의 단점이 사라짐과 동시에 몇가지 추가적인 장점들을 찾았습니다.

+ 웹기반의 Gmail 을 사용하면서 MS Outlook(훌륭한 프로그램이지만, 노트북/데스크탑에 철저히 의존한다는 단점이 있다. 특히 PST파일이 손상되기라도 하면 손해가 막심하다.)으로부터 해방되었다.

+ 스마트폰과 구글앱스를 연동하니, 임시보관중인 편지까지 끊김없이 연동되는 장점
 예를들어) 사무실에서 PC로 메일작성을 하고 보내기 전에 검토하던 중 급한 일로 외근을  나간 경우, 지하철에서 스마트폰으로 메일의 내용을 재검토하고 오타를 몇개 수정한 후 메일발송완료 할 수 있음.

+ 오프라인 Gmail 을 활용하면 비행기 기내에서 메일확인/메일작성 가능함.

+ 라벨기능을 활용하면 메일의 분류가 일목요연하게 가능하며, 한 메일에 두 개 이상의 라벨을 달 수 있어 분류의 용이성이 있다.

+ 강력한 필터만들기 기능(아웃룩의 규칙과 비슷한데, 익숙해지니 더 편하다고 느껴짐)으로 메일을 분류/삭제할 수 있다.                            

캘린더를 활용하여 연차관리와 회의일정잡기 개인일정관리등을 활용하면서 기능의 편리성을 느끼고 있어 전직원으로 그 활용을 확대할 계획에 있습니다.  더구나 스마트폰의 일정관리와 연동이 되니 더욱 편리하다고 할 수 있겠습니다.      



                                                                          

Result
현재까지 구글앱스의 많은 기능들을 모두 활용하고 있지는 못하지만, 
Gmail과 캘린더, 드라이브(구글닥스)를 조금씩 업무에 적용해본 결과 투자한 만큼의 가치는 충분하다라는 생각을 갖게 되었습니다.
다만, 공유주소록(Shared contacts) 서비스의 부재는 여전히 아쉬움으로 남아있다고 할 수 있겠습니다.

조직의 구성원들이 조금 더 관심을 갖고 적극적으로 활용하기 위한 교육을 제공하고, 우리 조직에 맞는 적용방법을 체득하고 규범화하려는 노력이 동반된다면 더욱 강력한 도구가 될 것이라고 확신합니다.
 









 
















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Frank Jung,
2012. 12. 16. 오후 5:21
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Frank Jung,
2012. 12. 16. 오후 5:22
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Frank Jung,
2013. 5. 7. 오후 9:23
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Frank Jung,
2012. 12. 16. 오후 5:22